Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Ministerraad, onderraden, ministeriële commissies
Verwerkingsnummer 2023
Verantwoordelijke(n)
  • Minister van Algemene Zaken, namens deze de Secretaris Generaal

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) (Oud-)bewindspersonen
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. naw gegevens, b. telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c. persoonlijke en identificerende gegevens; d. bijzondere persoonsgegevens; e. gegevens met betrekking tot de overleggen of bijeenkomsten; f. gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
Verzameldoel het verzenden van agenda’s, stukken en andere informatie met betrekking tot onderraden, ministeriële commissies en andere bijeenkomsten waar KMP of relaties, veelal leden van de raad, aan deelnemen; de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en hun relaties en intern beheer.
Bewaartermijn 7 jaar (zie basisselectiedocument) Aansluitend wordt een deel van de gegevens gearchiveerd op grond van de Archiefwet 1995.
Bron Betrokkene en deels van secretariaten bewindspersonen.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Gegevens over gezondheid
Betrokkene(n) (begeleidende) ambtenaren
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. naw gegevens; b. telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c. gegevens betreffende de functie en taak binnen het departement; d. gegevens met betrekking tot de overleggen of bijeenkomsten; e. gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
Verzameldoel het verzenden van agenda’s, stukken en andere informatie met betrekking tot onderraden, ministeriële commissies en andere bijeenkomsten waar KMP of relaties, veelal leden van de raad, aan deelnemen; de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en hun relaties en intern beheer.
Bewaartermijn 7 jaar (basisselectiedocument)
Bron Betrokkene en deels van secretariaten en andere departementen
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Relaties van bewindspersonen
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. naw gegevens, b. telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c. persoonlijke en identificerende gegevens; d. bijzondere persoonsgegevens; e. gegevens met betrekking tot de overleggen of bijeenkomsten; f. gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
Verzameldoel a. het verzenden van agenda’s, stukken en andere informatie met betrekking tot onderraden, ministeriële commissies en andere bijeenkomsten waar KMP of relaties, veelal leden van de raad, aan deelnemen; b. de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en hun relaties en intern beheer.
Bewaartermijn 5 jaar (basisselectiedocument)
Bron Betrokkene en deels van secretariaten departementen en AZ
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Gegevens over gezondheid
Betrokkene(n) medewerkers van AZ
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. naw gegevens; b. telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c. gegevens betreffende de functie en taak binnen het departement; d. gegevens met betrekking tot de overleggen of bijeenkomsten; e. gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
Verzameldoel a. het verzenden van agenda’s, stukken en andere informatie met betrekking tot onderraden, ministeriële commissies en andere bijeenkomsten waar KMP of relaties, veelal leden van de raad, aan deelnemen; b. de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en hun relaties en intern beheer.
Bewaartermijn 7 jaar (basisselectiedocument)
Bron Betrokkene en deels van de secretariaten departementen en AZ.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking het ontvangen en verspreiden van agenda’s, stukken en andere informatie met betrekking tot onderraden, ministeriële commissies en andere bijeenkomsten waar KMP of relaties, veelal leden van de raad, aan deelnemen;
Rechtsgrond
  • Taak van algemeen belang
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke:

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • AZ-medewerkers
  • Beveiliging

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Minister van Algemene Zaken, namens deze de Secretaris Generaal
Postadres Postbus 20001
2500EA Den Haag
NEDERLAND