Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Document management voor AZ
Verwerkingsnummer 2762
Verantwoordelijke(n)
  • Minister van Algemene Zaken, namens deze de Directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Afzenders van correspondentie of verzoeken, en personen die in de documenten worden genoemd
Persoonsgegevens
Soort gegevens naw gegevens, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, identificatienummers, gegevens persoonlijke omstandigheden, financiële en/of fiscale gegevens, economische gegevens, gegevens onroerende zaken, bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke persoonsgegevens.
Verzameldoel De verwerking van persoonsgegevens heeft tot doel: a. het beheer van de ontvangst en verzending van de inkomende en uitgaande correspondentie; b. de behandeling, de aanmaak, de afdoening en archivering van inkomende en uitgaande correspondentie; c. de aanmaak, behandeling, afdoening en archivering van documenten; d. intern (functioneel en technisch) beheer en verantwoording over de documenten;
Bewaartermijn Dit is afhankelijk van het proces waartoe de informatie behoort, en omvat 5 of 7 jaar dan wel aansluitend archiveren.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten
Betrokkene(n) Ontvangers van correspondentie of documenten
Persoonsgegevens
Soort gegevens identificatienummers, persoonlijke gegevens, adresseringsgegevens, overige gegevens, financiële en/of fiscale gegevens, economische gegevens, gegevens onroerende zaken, bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke persoonsgegevens
Verzameldoel Primair: Verwerking en registratie van vindt plaats tbv de verantwoor.. lees verder bij doel(en) van verwerkingen. Primair: Verwerking en registratie van vindt plaats tbv de verantwoor.. lees verder bij doel(en) van verwerkingen. Secundair De verwerking kan verder gebruikt worden voor het maken van.. lees verder bij doel(en) van verwerkingen. Secundair De verwerking kan verder gebruikt worden voor het maken van.. lees verder bij doel(en) van verwerkingen.
Bewaartermijn Dit is afhankelijk van het proces waartoe de informatie behoort. Dit kan op termijn vernietigen zijn, of te bewaren en op termijn over te dragen aan het Nationaal Archief. Voor de Bewaar- en Vernietigingstermijnen zijn wettelijk voorgeschreven instrumenten van toepassing: de zogenaamde Selectielijsten. Deze selectielijsten zijn opgesteld in samenspraak met het Nationaal Archief. In de Selectielijsten zijn wettelijke bewaarplichten zoals vastgelegd in andere wetgeving overgenomen.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten
Betrokkene(n) Medewerkers van AZ, belast met de behandeling, afhandeling en beheer van de correspondentie of documenten
Persoonsgegevens
Soort gegevens naam en werkplek gegevens; telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; gegevens betreffende de functie en taak binnen AZ; andere gegevens noodzakelijk beheergegevens.
Verzameldoel De verwerking van persoonsgegevens heeft tot doel intern (functioneel en technisch) beheer en verantwoording over de documenten.
Bewaartermijn Dit is afhankelijk van het proces waartoe de informatie behoort, en omvat 5 of 7 jaar dan wel aansluitend archiveren.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking De verwerking van persoonsgegevens heeft tot doel: a. het beheer van de ontvangst en verzending van de inkomende en uitgaande correspondentie; b. de behandeling, de aanmaak, de afdoening en archivering van inkomende en uitgaande correspondentie; c. de aanmaak, behandeling, afdoening en archivering van documenten; d. intern (functioneel en technisch) beheer en verantwoording over de documenten; e. het behandelen van geschillen, het in voorkomende gevallen daartoe verstrekken van documenten.
Rechtsgrond
  • Wettelijke verplichting
  • Taak van algemeen belang
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke:

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met de in de doelstelling omschreven activiteiten.
  • degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan het intern beheer (waaronder functioneel en technisch beheer) en die belast zijn met het behandelen van geschillen of die daarbij noodzakelijk betrokken zijn.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Minister van Algemene Zaken, namens deze de Directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20001
2500EA Den Haag
NEDERLAND