Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Autorisatie voor het Document Management Systeem
Verwerkingsnummer 2774
Verantwoordelijke(n)
  • Minister van Algemene Zaken, namens deze de Directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Alle medewerkers van het ministerie van Algemene Zaken
Persoonsgegevens
Soort gegevens Persoonlijke gegevens zoals titel, voornamen en achternaam, dienstonderdeel
Verzameldoel Een goed ingerichte informatiehuishouding waarbij de autorisatie- en rechtenmatrix goed is ingericht. Daarmee voorkomend dat ongeautoriseerden toegang hebben tot afgeschermde informatie. Het verzorgen van een goede autorisatie- en rechtenmatrix in het Docum.. lees verder bij doel(en) van verwerkingen.
Bewaartermijn De rechten zijn actueel en worden regelmatig bijgewerkt. Zodra iemand de organisatie verlaat of naar een ander dienstonderdeel gaat, wordt de autorisatie- rechtenmatrix bijgewerkt waardoor betrokkene geen 'oude rechten' meer heeft. De persoonsgegevens zijn gekoppeld aan de bewaartermijnen van de dossiers.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Dan heeft betrokkene geen toegang tot de informatie van de betrokken gegevenseigenaar.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Het verzorgen van een goede autorisatie- en rechtenmatrix in het Document Management Systeem van het ministerie van Algemene Zaken. Daarmee borgend, dat alleen diegene toegang hebben tot informatie die daartoe door de gegevenseigenaren/hoofden van dienst gerechtigd zijn.
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: AZ heeft een bedrijfsvoeringsbelang, waardoor het noodzakelijk is om deze persoonsgegevens te verwerken. Dit doel kan niet op andere wijze worden bereikt.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Aan de DIV-medewerkers i.v.m. het archiefbeheer, aan Functioneel beheer i.v.m. de feitelijke inrichting van de autorisatie- rechtenmatrix in het DMS en desgevraagd aan de gegevenseigenaar. Deze is verantwoordelijk voor de toegang tot de informatie en moet weten wie er wel of niet bij de informatie kan.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Minister van Algemene Zaken, namens deze de Directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20001
2500EA Den Haag
NEDERLAND