Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Bezoekersagenda (Outlook)
Verwerkingsnummer 288
Verantwoordelijke(n)
  • Minister van Algemene Zaken, namens deze de Directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) 1. Bezoeker van het ministerie van Algemene Zaken
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. rol AZ medewerker (contactpersoon, gastheer/vrouw) b. contactpersoon (AZ medewerker) c. gastheer/vrouw (AZ medewerker
Verzameldoel a Dienstverlening en Controle b. Om contact op te nemen dat bezoeker er is c. Om contact op te nemen mbt bezoeker
Bewaartermijn 6 maanden (bron website AP)
Bron de gastheer/vrouw
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Bezoeker krijgt geen toegang
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) 2. Medewerker van het ministerie van Algemene Zaken
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. rol AZ medewerker (contactpersoon, gastheer/vrouw) b. contactpersoon (AZ medewerker) c. gastheer/vrouw (AZ medewerker)
Verzameldoel a Dienstverlening en Controle b. Om contact op te nemen dat bezoeker er is c. Om contact op te nemen mbt bezoeker
Bewaartermijn 6 maanden (bron website AP)
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Bezoeker krijgt geen toegang
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking 1. Dienstverlening (ontvangen bezoeker, attenderen AZ medewerker op arriveren van bezoek)
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: AZ heeft een bedrijfvoerings- en beveiligingsbelang, waardoor het noodzakelijk is om deze persoonsgegevens te verwerken. Dit doel kan niet op andere wijze worden bereikt.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • De bezoekersagenda wordt ingezien door medewerkers van de Frontoffice en van de Beveiliging
  • De medewerker van het ministerie van Algemene Zaken die het bezoek heeft aangemeld.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Minister van Algemene Zaken, namens deze de Directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20001
2500EA Den Haag
NEDERLAND