Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Burgerbrieven en mediaverzoeken Algemene Zaken (AZ)
Verwerkingsnummer 316
Verantwoordelijke(n)
  • Minister van Algemene Zaken, namens deze de Directeur- Generaal (RVD)

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) verzoekers (van onder meer burgerbrieven en/of mediaverzoeken);
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. naw gegevens; b. telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c. gegevens met betrekking tot de vraagstelling en/of het mediaverzoek; d. gegevens persoonlijke omstandigheden verzoeker; e. financiële gegevens en/of bijzondere persoonsgegevens verzoeker; f. gegevens met betrekking tot de afhandeling en de te verzenden en/of verzonden informatie.
Verzameldoel a. de behandeling, de afdoening en archivering van burgerbrieven en mediaverzoeken; b. de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en de mogelijke dienstverlening voor betrokkenen; c. het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of dienstverlening en de daarover gemaakte afspraken; d. het behandelen van geschillen en het in voorkomende gevallen daartoe in handen stellen van derden van correspondentie en/of documenten.
Bewaartermijn 3 jaar (zie BSD 046 en handeling 72)
Bron Van de betrokkene zelf en deels van AZ
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
Betrokkene(n) medewerkers van de departementen die betrokken zijn bij de overheidscommunicatie of andere dienstverlening;
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. naw gegevens; b. telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c. gegevens betreffende de functie en taak binnen het departement of als dienstverlener; d. gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
Verzameldoel a. de behandeling, de afdoening en archivering van burgerbrieven en mediaverzoeken; b. de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en de mogelijke dienstverlening voor betrokkenen; c. het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of dienstverlening en de daarover gemaakte afspraken; d. het behandelen van geschillen en het in voorkomende gevallen daartoe in handen stellen van derden van correspondentie en/of documenten.
Bewaartermijn 3 jaar (zie BSD 046 en handeling 72)
Bron Van de betrokkene zelf en deels van AZ.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) medewerkers van AZ.
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. naw gegevens; b. telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c. gegevens betreffende de functie en taak binnen AZ; d. gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
Verzameldoel De verwerking kan verder gebruikt worden voor het maken van statistische- en andere overzichten voor interne bedrijfsstatistiek, voor beleids- of wetenschappelijk onderzoek, voor de bedrijfsbeveiliging en het doen uitoefenen van accountantscontrole.
Bewaartermijn 3 jaar (zie BSD 046 en handeling 72)
Bron Van de betrokkene en deels van AZ.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking a. de behandeling, de afdoening en archivering van burgerbrieven en mediaverzoeken; b. de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en de mogelijke dienstverlening voor betrokkenen; c. het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of dienstverlening en de daarover gemaakte afspraken; d. het behandelen van geschillen en het in voorkomende gevallen daartoe in handen stellen van derden van correspondentie en/of documenten.
Rechtsgrond
  • Taak van algemeen belang
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke:

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Degene, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de afhandeling van burgerbrieven of mediaverzoeken of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken. De gegevens worden verstrekt voor de doeleinden van de verwerkingsactiviteit.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Minister van Algemene Zaken, namens deze de Directeur- Generaal (RVD)
Postadres Postbus 20001
2500EA Den Haag
NEDERLAND