Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Communicatiebestanden Algemene Zaken
Verwerkingsnummer 4397
Verantwoordelijke(n)
  • Minister van Algemene Zaken, namens deze de Secretaris Generaal

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) 1. Dienstverleners of opdrachtnemers op het terrein van overheidscommunicatie of andere dienstverlening;
Persoonsgegevens
Soort gegevens a.naw gegevens, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; b.gegevens betreffende de functie en taak binnen de organisatie van de dienstverlener of opdrachtnemer; c.andere gegevens dan bedoeld onder a en b die noodzakelijk zijn voor het onderhouden van het contact met de dienstverlener of opdrachtnemer, zoals de ROK (raamovereenkomst) of de NOK (nadere overeenkomst); d.gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
Verzameldoel de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en de mogelijke dienstverlening door betrokkenen; het verzenden van informatie over de producten en diensten van de dienstonderdelen van AZ en de gewenste dienstverlening door de betrokkenen; het verzenden van nieuwsberichten, persberichten of sms berichten aan journalisten of persbureaus; het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of dienstverlening;
Bewaartermijn 5 jaar (zie Selectielijst Rijksoverheid)
Bron Deels van de betrokkene zelf en deels vanuit AZ
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) 2. Journalisten of medewerkers van pers- of mediabureaus
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. naw gegevens, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; b. gegevens betreffende de functie en taak binnen het pers- of mediabureau; c. andere gegevens dan bedoeld onder a en b die noodzakelijk zijn voor het onderhouden van het contact met de journalisten of medewerkers van pers- of mediabureaus; d. gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
Verzameldoel de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en de mogelijke dienstverlening door betrokkenen; het verzenden van informatie over de producten en diensten van de dienstonderdelen van AZ en de gewenste dienstverlening door de betrokkenen; het verzenden van persberichten of sms berichten aan journalisten of persbureaus; het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of dienstverlening;
Bewaartermijn 5 jaar (zie Selectielijst Rijksoverheid)
Bron Afkomstig van betrokkene en deels vanuit AZ
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) 3. Medewerkers van de departementen die betrokken zijn bij de overheidscommunicatie of andere dienstverlening;
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. naw gegevens, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; b. gegevens betreffende de functie en taak binnen het departement of als opdrachtgever; c. andere gegevens dan bedoeld onder a en b die noodzakelijk zijn voor het onderhouden van het contact met het departement of de opdrachtgever, zoals de ROK (raamovereenkomst) of de NOK (nadere overeenkomst); d. gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
Verzameldoel de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en de mogelijke dienstverlening door betrokkenen; het verzenden van informatie over de producten en diensten van de dienstonderdelen van AZ en de gewenste dienstverlening door de betrokkenen; het verzenden van persberichten of sms berichten aan journalisten of persbureaus; het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of dienstverlening;
Bewaartermijn 5 jaar (zie Selectielijst Rijksoverheid)
Bron Afkomstig van betrokkene en deel vanuit AZ.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) 4. Medewerkers van AZ.
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. naw gegevens, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; b. gegevens betreffende de functie en taak binnen AZ of als opdrachtgever; c. andere gegevens dan bedoeld onder a en b die noodzakelijk zijn voor het onderhouden van het contact met de medewerkers, zoals de ROK (raamovereenkomst) of de NOK (nadere overeenkomst); d. gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
Verzameldoel a. de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en de mogelijke dienstverlening door betrokkenen; b. het verzenden van informatie over de producten en diensten van de dienstonderdelen van AZ en de gewenste dienstverlening door de betrokkenen; c. het verzenden van persberichten of sms berichten aan journalisten of persbureaus; d. het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of dienstverlening;
Bewaartermijn 5 jaar (zie Selectielijst Rijksoverheid)
Bron Afkomstig van betrokkene en deels vanuit AZ.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking De verwerking van de persoonsgegevens heeft tot doel: a. de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en de mogelijke dienstverlening door betrokkenen; b. het verzenden van informatie over de producten en diensten van de dienstonderdelen van AZ en de gewenste dienstverlening door de betrokkenen;
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: AZ heeft een bedrijfsvoeringsbelang die het noodzakelijk maakt om de persoonsgegevens voor deze doeleinden te kunnen verwerken, welk doel niet op andere wijze kan worden bereikt. De persoonsgegevens worden o.a. gebruikt voor statistische- en andere overzichten voor interne bedrijfsstatistiek, het ontwikkelen van beleid, voor beleids- en wetenschappelijk onderzoek, voor de bedrijfsbeveiliging, het behandelen van geschillen en bezwaar & beroep en voor accountantscontrole.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Degene, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de communicatie met de betrokkenen of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken. De gegevens worden verstrekt voor de doeleinden van de verwerkingsactiviteit.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Minister van Algemene Zaken, namens deze de Secretaris Generaal
Postadres Postbus 20001
2500EA Den Haag
NEDERLAND