Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking In-, door- en uitstroom via IDentity Management (IDM)
Verwerkingsnummer 4398
Verantwoordelijke(n)
  • Minister van Algemene Zaken, namens deze de Directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers van het ministerie van Algemene Zaken
Persoonsgegevens
Soort gegevens Geslachtsnaam, voornamen, roepnaam, voorletters, voorvoegsels, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, bezoek- email en postadres werk, type dienstverband, begin- en einddatum plaatsing, afdeling, functieomschrijving, IDM nummer, RIN nummer
Verzameldoel Op geautomatiseerde wijze personen kunnen identificeren, authenticeren.. lees verder bij doel(en) van verwerkingen.
Bewaartermijn Deze gegevens worden bewaard tot de medewerker uit dienst gaat of als het arbeidscontract ten einde is gekomen. Na deze periode worden de gegevens nog 180 dagen bewaard. IDM gebruikt alleen gegevens ten behoeve van autorisatie en identificatie. Het personeelsdossier wordt in P-direkt bijgehouden, waarvoor BSD 168 geldt.
Bron De overige gegevens worden door de afdeling PO&I van de directie bedrijfsvoering aangevuld. Denk aan: type dienstverband, begin- en einddatum plaatsing, afdeling, functieomschrijving,
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden en kan toegang tot de gebouwen, middelen en systemen van het ministerie niet worden verleend.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Op geautomatiseerde wijze personen kunnen identificeren, authenticeren en autoriseren, bereikbaar te maken of om gepersonaliseerde informatie en -diensten aan te bieden ten behoeve van het ministerie van Algemene Zaken en de onder haar ressorterende diensten
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: AZ heeft een bedrijfsvoeringsbelang die het noodzakelijk maakt om de persoonsgegevens voor deze doeleinden te kunnen verwerken, welk doel niet op andere wijze kan worden bereikt. De persoonsgegevens worden verwerkt om zorg te dragen voor de integriteit en correcte gegevens in het Identity Management systeem (IDM). Door de integriteit en correctheid van de gegevens hebben de betrokkenen toegang tot de gebouwen van het ministerie en de voor diegene beschikbare gestelde middelen en systemen.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • De afdelingen Functioneel Beheer, ICT Servicedesk, ICT Backoffice, PO&I, Facilitaire Zaken van de Directie Bedrijfsvoering van het ministerie van Algemene Zaken.
  • P-Direkt (Ministerie van BZK) ten bate van P-Direkt en interdepartementaal GCMS functioneel beheer Rijkspasbeheer
  • SSC-ICT ten bate van de Rijksadresgids en de Rijksdirectory

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Minister van Algemene Zaken, namens deze de Directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20001
2500EA Den Haag
NEDERLAND