Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Instroom en identificatie (WID scan)
Verwerkingsnummer 4404
Verantwoordelijke(n)
  • Minister van Algemene Zaken, namens deze de Directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers van het ministerie van Algemene Zaken
Persoonsgegevens
Soort gegevens voornamen, voorvoegsel, achternaam, partnernaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit, WID-type, WID-nummer, IDM nummer (WID dossier IDM)
Verzameldoel Het aanvragen van een Rijksidentificatienummer (RIN) bij het Centrale RIN-register voor unieke identificatie van een medewerker bij de Rijksoverheid.
Bewaartermijn De gegevens worden bewaard tot 14 dagen na RIN verstrekking.
Bron De gegevens komen grotendeels vanuit de betrokkene. Het WID-type wordt ingegeven door de WID-scan functionaris. Het WID-nummer en IDM nummer (WID dossier IDM) worden geautomatiseerd gegenereerd.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene inderdaad een nieuwe medewerker is van het ministerie van Algemene Zaken en kan het RIN nummer niet worden aangevraagd.
Soort gegevens Digitale afbeelding Wettelijk Identificatie Document (WID, alleen bij personeelsleden) (hierbij ook de datum einde geldigheid WID en het land van uitgifte)
Verzameldoel Het opnemen van een geschoonde (zonder pasfoto en BSN nummer) digitale afbeelding van het WID in het P-dossier bij indiensttreding (verplichting Loonbelasting)
Bewaartermijn De gegevens worden bewaard tot 14 dagen na RIN verstrekking.
Bron De gegevens komen grotendeels vanuit de betrokkene. Enkel het IDM nummer (pasdossier IBIS/IDM) en Rijkspasnummer komt uit IBIS.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen en systemen van het ministerie van Algemene Zaken.
Soort gegevens voornamen, voorvoegsel, achternaam, partnernaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit, BSN (deze wordt geanonimiseerd).
Verzameldoel Controleren juistheid en volledigheid van gegevens in P-Direkt met IDM. Deze gegevens worden vanuit P-Direkt aan IBIS/IDM verstrekt .
Bewaartermijn De gegevens worden bewaard tot 14 dagen na RIN verstrekking.
Bron De gegevens komen grotendeels vanuit de betrokkene. Enkel het IDM nummer (pasdossier IBIS/IDM) en Rijkspasnummer komt uit IBIS.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen en systemen van het ministerie van Algemene Zaken.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Het identificeren van (nieuwe) medewerkers van het ministerie van Algemene Zaken voor toegangsverlening gebouwen, informatiesystemen en middelen.
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: De persoonsgegevens worden verwerkt zodat een identiteitscontrole kan plaatsvinden om de (nieuwe) medewerker toegang te kunnen verschaffen tot de gebouwen en informatiesystemen van het ministerie. Door de identificatie vind er een extra check plaats om zorg te dragen voor de juistheid en volledigheid van de gegevens. Hierdoor kunnen aan de gerechtigde personen toegang worden verleend tot de gebouwen en systemen van het ministerie.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • De Centrale Beheervoorziening Rijks Identificerend Nummer (BvRIN) van CIBG van het ministerie van VWS voor de aanvraag van het RIN-nummer.
  • De afdelingen Functioneel Beheer, ICT Servicedesk, ICT Backoffice, PO&I, Facilitaire Zaken van de Directie Bedrijfsvoering van het ministerie van Algemene Zaken.
  • P-Direkt belast met indiensttreding.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Minister van Algemene Zaken, namens deze de Directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20001
2500EA Den Haag
NEDERLAND