Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Instroom en registratie Rijks Identificerend Nummer (RIN)
Verwerkingsnummer 4406
Verantwoordelijke(n)
  • Minister van Algemene Zaken, namens deze de Directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers van het ministerie van Algemene Zaken
Persoonsgegevens
Soort gegevens voornamen, voorvoegsel, geslachtsnaam, partnernaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit
Verzameldoel Uniek identificeren van een medewerker binnen de Rijksoverheid om een RIN te kunnen toekennen of koppelen.
Bewaartermijn 180 dagen na beëindiging RIN abonnement vanuit het ministerie. Wekelijks aan het einde van de week worden veranderingen doorgegeven, waarna eventuele RIN abonnementen worden beëindigd. (Bijvoorbeeld in het geval van contract beëindiging).
Bron Een deel komt vanuit de betrokkenen. De resterende gegevens komen vanuit P&O/Management.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene een medewerker is van de Rijksoverheid. Dit heeft tot gevolg dat er (op termijn) de rijksbrede administraties als P-Direkt, de Rijksdirectory en de Rijkspas niet kan worden gebruikt.
Soort gegevens Wettelijk Identificatie Document -nummer, WID-type
Verzameldoel Uniek identificeren van een medewerker binnen de Rijksoverheid in geval de andere persoonsgegevens niet voldoende onderscheidend zijn om een RIN te kunnen toekennen of koppelen.
Bewaartermijn 180 dagen na beëindiging RIN abonnement vanuit het ministerie. Wekelijks aan het einde van de week worden veranderingen doorgegeven, waarna eventuele RIN abonnementen worden beëindigd. (Bijvoorbeeld in het geval van contract beëindiging).
Bron De gegevens komen uit het IBIS systeem
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene een medewerker is van de Rijksoverheid. Dit heeft tot gevolg dat er (op termijn) de rijksbrede administraties als P-Direkt, de Rijksdirectory en de Rijkspas niet kan worden gebruikt.
Soort gegevens Departementaal Identificerend Nummer (DIN)
Verzameldoel Wordt niet gebruikt bij het ministerie, maar DIN kan dienen om het RIN te koppelen in de eigen administraties
Bewaartermijn 180 dagen na beëindiging RIN abonnement vanuit het ministerie. Wekelijks aan het einde van de week worden veranderingen doorgegeven, waarna eventuele RIN abonnementen worden beëindigd. (Bijvoorbeeld in het geval van contract beëindiging).
Bron De gegevens komen uit het IBIS systeem
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens Rijks(medewerker) Identificerend Nummer (RIN)
Verzameldoel Het RIN is bedoeld om medewerkers binnen de Rijksoverheid uniek te identificeren en (op termijn) te gebruiken voor rijksbrede administraties als P-Direkt, de Rijksdirectory en de Rijkspas.
Bewaartermijn 180 dagen na beëindiging RIN abonnement vanuit het ministerie. Wekelijks aan het einde van de week worden veranderingen doorgegeven, waarna eventuele RIN abonnementen worden beëindigd. (Bijvoorbeeld in het geval van contract beëindiging).
Bron De gegevens komen uit het IBIS systeem
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene een medewerker is van de Rijksoverheid. Dit heeft tot gevolg dat er (op termijn) de rijksbrede administraties als P-Direkt, de Rijksdirectory en de Rijkspas niet kan worden gebruikt.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Het Rijks identificerend nummer (RIN) is bedoeld om medewerkers binnen de Rijksoverheid uniek te identificeren en (op termijn) te gebruiken voor rijksbrede administraties als P-Direkt, de Rijksdirectory en de Rijkspas.
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: De persoonsgegevens worden verwerkt zodat een RIN nummer wordt gekoppeld aan een medewerker van de Rijksoverheid om diegene een unieke identificatie te geven. De werkgever heeft de zekerheid nodig dat middelen en toegang worden uitgereikt aan de natuurlijke personen die daartoe gerechtigd zijn vanwege hun werk voor het betreffende onderdeel van de Rijksoverheid. Deze verwerking draagt zorg dat de integriteit en correctheid van de gegevens gewaarborgd is.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Directie Bedrijfsvoering, functioneel beheerders IDM belast met het beheer van de RIN registratie in het departementaal identitymanagementsysteem (IDM). Na het verzenden van een RIN-persoonsgegevens set vanuit IDM wordt automatisch een RIN ontvangen van het Centrale RIN-register en vastgelegd in IDM. De beheerders zijn ook belast met het controleren van de registratie in IDM met de Centrale RIN-registratie.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Minister van Algemene Zaken, namens deze de Directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20001
2500EA Den Haag
NEDERLAND