Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Buitenland protocol
Verwerkingsnummer 4507
Verantwoordelijke(n)
  • Minister van Algemene Zaken, namens deze de Secretaris Generaal

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Minister-president, andere leden van de raad
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. naw gegevens (naamadreswoonplaats); b. persoonlijke gegevens; c. identificerende gegevens; d. voor communicatie benodigde gegevens; e. financiële gegevens; f. loopbaangegevens; g. bijzondere persoonsgegevens; h. gegevens omtrent bezoek of reis.
Verzameldoel De verwerking is noodzakelijk voor de goede vervulling van de taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de minister van Algemene Zaken is opgedragen, en heeft tot doel: a. de ontvangst van inkomend bezoek uit buitenland aan AZ en in het bijzonder de Minister-President; b. buitenlandreizen om vergaderingen, overleggen of andere bijeenkomsten bij te wonen, doorgaans door de minister-president, vergezeld door andere leden van de regering, in bijzijn van medewerkers AZ.
Bewaartermijn 7 jaar (zie basisselectiedocument)
Bron Betrokkene en deels van AZ
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Gegevens over gezondheid
Betrokkene(n) Bezoekers aan Nederland of de ontvangers in buitenland
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. naw gegevens (naamadreswoonplaats); b. persoonlijke gegevens; c. identificerende gegevens; d. voor communicatie benodigde gegevens; e. financiële gegevens; f. loopbaangegevens; g. bijzondere persoonsgegevens; h. gegevens omtrent bezoek of reis.
Verzameldoel De verwerking is noodzakelijk voor de goede vervulling van de taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de minister van Algemene Zaken is opgedragen, en heeft tot doel: a. de ontvangst van inkomend bezoek uit buitenland aan AZ en in het bijzonder de Minister-President; b. buitenlandreizen om vergaderingen, overleggen of andere bijeenkomsten bij te wonen, doorgaans door de minister-president, vergezeld door andere leden van de regering, in bijzijn van medewerkers AZ.
Bewaartermijn 7 jaar (zie basisselectiedocument)
Bron Betrokkene en deels van AZ
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Gegevens over gezondheid
Betrokkene(n) Medewerkers van AZ of andere departementen
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. naw gegevens (naamadreswoonplaats); b. persoonlijke gegevens; c. identificerende gegevens; d. voor communicatie benodigde gegevens; e. financiële gegevens; f. loopbaangegevens; g. bijzondere persoonsgegevens; h. gegevens omtrent bezoek of reis; i. gegevens omtrent taak of functie.
Verzameldoel De verwerking is noodzakelijk voor de organisatie van de ontvangst van inkomend bezoek uit buitenland aan AZ en in het bijzonder de Minister-President; organisatie buitenlandreizen om vergaderingen, overleggen of andere bijeenkomsten bij te wonen in bijzijn van medewerkers AZ. De verwerking kan verder gebruikt worden voor interne bedrijfsstatistiek, voor beleids- of wetenschappelijk onderzoek, voor de bedrijfsbeveiliging en het doen uitoefenen van accountantscontrole.
Bewaartermijn 7 jaar (zie basisselectiedocument)
Bron Betrokkene en deels van AZ of andere departementen
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Gegevens over gezondheid

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking De verwerking is noodzakelijk voor de goede vervulling van de taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de minister van Algemene Zaken is opgedragen, en heeft tot doel: a. de ontvangst van inkomend bezoek uit buitenland aan AZ en in het bijzonder de Minister-President; b. buitenlandreizen om vergaderingen, overleggen of andere bijeenkomsten bij te wonen, doorgaans door de minister-president, vergezeld door andere leden van de regering, in bijzijn van medewerkers AZ.
Rechtsgrond
  • Wettelijke verplichting
  • Taak van algemeen belang
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke:

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Medewerkers AZ, medewerkers protocol om reis te organiseren
  • Beveiliging AZ, voor toelating tot de ontvangstruimten van bezoek.
  • De ambassades in Nederland en in de te bezoeken landen of die Nederland zullen bezoeken, om het buitenlands bezoek te faciliteren.
  • KLM, gegevens van reisgezelschap in verband met uitvoering vliegreis.
  • Hotels waar reisgezelschap zal verblijven, zodat verblijf kan worden geboekt in land van bestemming.
  • degene, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan het buitenland protocol of daarbij noodzakelijk zijn betrokken

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Minister van Algemene Zaken, namens deze de Secretaris Generaal
Postadres Postbus 20001
2500EA Den Haag
NEDERLAND