Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Het adresboek in de telefoniecentrale
Verwerkingsnummer 558
Verantwoordelijke(n)
  • Minister van Algemene Zaken, namens deze de Directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Betrokkene A: Personen die werkzaam zijn bij AZ en een vast en/of mobiel nummer toegewezen hebben gekregen
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. Naam medewerker b. Telefoonnummer vast c. Telefoonnummer mobiel d. Koppeling vast met mobiel e. Naam op display
Verzameldoel a. t/m d. Dienstverlening, aanleggen van telefonisch adresboek AZ e. Tonen van de aangelogde persoon op de telefoon
Bewaartermijn a. t/m e. totdat de betreffende medewerker uit dienst gaat. Dan worden de gegevens verwijderd.
Bron Standaard werkprocessen in ICT bedrijfsvoering zorgen ervoor dat gegevens van medewerkers worden opgenomen in de telefooncentrale.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Er kan geen telefonisch contact via de vaste lijn opgenomen worden met de betreffende medewerker.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Betrokkene B: (te bellen) contacten (personen) en hun telefoonummer, die worden toegewezen aan vaste knoppen (sneltoetsen) op vaste telefoons door het inprogrammeren van deze gegevens in het adresboek
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. Naam contact b. Telefoonnummer vast/mobiel
Verzameldoel a. en b. Dienstverlening, aanleggen van persoonlijk adresboek onder sneltoetsen
Bewaartermijn a. en b. Totdat de betreffende medewerker uit dienst gaat.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Het aanleggen van telefonische adresboeken door het koppelen van nummers en namen en eventueel toewijzen van deze zaken aan toestellen en knoppen op toestellen.
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: AZ heeft een bedrijfsvoeringsbelang, waardoor het noodzakelijk is om deze persoonsgegevens te verwerken. Dit doel kan niet op andere wijze worden bereikt.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Medewerkers van Algemene Zaken. Medewerkers krijgen bij indiensttreding en na aanvraag van een GSM of smartphone hun nummer toegewezen. De gegevens die in de telefooncentrale zijn opgeslagen staan daar om de dienst telefonie mogelijk te maken. Op de vaste toestellen binnen het ministerie van Algemene Zaken kan er op naam worden gezocht naar het bijbehorende telefoonnummer.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Minister van Algemene Zaken, namens deze de Directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20001
2500EA Den Haag
NEDERLAND