Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Verzoeken (Wob, AVG en WHO) en klachten (Awb)
Verwerkingsnummer 567
Verantwoordelijke(n)
  • Minister van Algemene Zaken, namens deze de Secretaris Generaal

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) verzoekers of klagers;
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. naw gegevens; b. telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c. gegevens met betrekking tot het verzoek of klacht; d. financiële gegevens, strafrechtelijke gegevens en/of bijzondere persoonsgegevens verzoeker; e. gegevens met betrekking tot de afhandeling en de te verzenden en/of verzonden informatie.
Verzameldoel a.de behandeling, de afdoening en archivering van verzoeken of klachten op grond van wetgeving (zoals Wet openbaarheid van bestuur, Algemene verordening gegevensbescherming en Wet hergebruik overheidsinformatie); b.de communicatie met de betrokkenen; c. het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of besluiten en de daarover gemaakte afspraken; d. het doen behandelen van geschillen, behandeling van bezwaar-en beroepsprocedures.
Bewaartermijn 5 jaar, zie BSD 046 handeling 72
Bron Van de betrokkene en deels van AZ.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten
Betrokkene(n) personen die in verzoeken (zoals Wob of AVG) of klachten voorkomen;
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. naw gegevens; b. gegevens met betrekking tot de afhandeling en de te verzenden en/of verzonden informatie.
Verzameldoel a.de behandeling, de afdoening en archivering van verzoeken of klachten op grond van wetgeving (zoals Wet openbaarheid van bestuur, Algemene verordening gegevensbescherming en Wet hergebruik overheidsinformatie); b.de communicatie met de betrokkenen; c. het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of besluiten en de daarover gemaakte afspraken; d. het doen behandelen van geschillen, behandeling van bezwaar-en beroepsprocedures.
Bewaartermijn 5 jaar, zie basisselectiedocument 046 handeling 72
Bron Van de betrokkene en deels van AZ.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) medewerkers van de departementen die betrokken zijn bij de afhandeling van de verzoeken of klachten;
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. naw gegevens; b. telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c. gegevens betreffende de functie en taak binnen het departement; d. gegevens met betrekking tot de afhandeling en de te verzenden en verzonden informatie.
Verzameldoel a.de behandeling, de afdoening en archivering van verzoeken of klachten op grond van wetgeving (zoals Wet openbaarheid van bestuur, Algemene verordening gegevensbescherming en Wet hergebruik overheidsinformatie); b.de communicatie met de betrokkenen; c. het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of besluiten en de daarover gemaakte afspraken; d. het doen behandelen van geschillen, behandeling van bezwaar-en beroepsprocedures.
Bewaartermijn 5 jaar, zie basisselectiedocument 046 handeling 72
Bron Van de betrokkene en deels van AZ.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) medewerkers van AZ.
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. naw gegevens; b. telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c. gegevens betreffende de functie en taak binnen AZ; d. gegevens met betrekking tot de afhandeling en de te verzenden en verzonden informatie.
Verzameldoel a.de behandeling, de afdoening en archivering van verzoeken of klachten op grond van wetgeving (zoals Wet openbaarheid van bestuur, Algemene verordening gegevensbescherming en Wet hergebruik overheidsinformatie); b.de communicatie met de betrokkenen; c. het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of besluiten en de daarover gemaakte afspraken; d. het doen behandelen van geschillen, behandeling van bezwaar-en beroepsprocedures.
Bewaartermijn 5 jaar, zie basisselectiedocument 046 handeling 72
Bron Van de betrokkene en deels van AZ.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking a. de behandeling, de afdoening en archivering van verzoeken op grond van wetgeving (zoals Wet openbaarheid van bestuur, Algemene verordening gegevensbescherming en Wet hergebruik overheidsinformatie) of klachten (Awb); b. de communicatie met de betrokkenen; c. het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of besluiten en de daarover gemaakte afspraken; d. het behandelen van geschillen, bezwaar-en beroepsprocedures, en het daartoe in handen stellen van derden van documenten.
Rechtsgrond
  • Wettelijke verplichting
  • Taak van algemeen belang
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke:

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • a. medewerkers AZ, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de afhandeling van verzoeken of klachten van betrokken of daarbij noodzakelijk zijn betrokken; b. coördinatoren Wob, Who, AVG en/of Awb van andere departementen; c. communicatie adviseurs bij de publicatie van Wob verzoeken, voor zover noodzakelijk voor de doeleinden van de verwerking; d. Nationale ombudsman, bij de behandeling van klachten ingediend bij Nom;
  • e. Autoriteit persoonsgegevens en functionaris voor gegevensbescherming AZ bij klachten over AVG; f (Bestuurs-)rechtelijke colleges, voor de behandeling van beroepszaken; g. de Landsadvocaat, indien noodzakelijk bij de behandeling van beroeps- en bezwaarprocedures.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Minister van Algemene Zaken, namens deze de Secretaris Generaal
Postadres Postbus 20001
2500EA Den Haag
NEDERLAND