Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Intern beheer aanwezigheid personeel
Verwerkingsnummer 569
Verantwoordelijke(n)
  • Minister van Algemene Zaken, namens deze de Secretaris Generaal

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers AZ
Persoonsgegevens
Soort gegevens naw gegevens, gegevens omtrent functie en taak
Verzameldoel Inzicht geven wie er wanneer wel of niet aanwezig is en of daarmee voldoende bezetting is binnen het team. De persoonsgegevens worden o.a. gebruikt voor statistische- en andere overzichten voor interne bedrijfsstatistiek, het ontwikkelen van beleid, voor beleids- en wetenschappelijk onderzoek, voor de bedrijfsbeveiliging en voor accountantscontrole.
Bewaartermijn Het officiële overzicht met aanvragen, verleningen, afwijzingen, wijzigingen en intrekkingen van verlof bevindt zich in de applicatie P-direkt. Daarvoor geldt een bewaartermijn vastgelegd in BSD 168, handeling 8 met een bewaartermijn van 7 jaar. Onofficiële overzichten die de afdeling zelf bijhoudt in excel en die met beperkte toegang in het DMS worden opgeslagen dienen gedurende het lopend jaar te worden geschoond. Overzichten van 2020, dienen in 2021 te worden geschoond dan wel verwijderd.
Bron Van de betrokkene en deels van AZ.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Inzicht geven wie er wanneer wel of niet aanwezig is en of daarmee voldoende bezetting is binnen het team. De persoonsgegevens kunnen verder worden gebruikt voor statistische- en andere overzichten voor interne bedrijfsstatistiek, het ontwikkelen van beleid, voor beleids-en wetenschappelijk onderzoek, voor de bedrijfsbeveiliging en voor accountantscontrole.
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: AZ heeft een bedrijfsvoeringsbelang die het noodzakelijk maakt om de persoonsgegevens voor deze doeleinden te kunnen verwerken, welk doel niet op andere wijze kan worden bereikt. .

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • leidinggevenden en in sommige gevallen ook medewerkers van de betreffende afdeling of dienst

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Minister van Algemene Zaken, namens deze de Secretaris Generaal
Postadres Postbus 20001
2500EA Den Haag
NEDERLAND