Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Inkopen en aanbesteden
Verwerkingsnummer 5842
Verantwoordelijke(n)
  • Minister van Algemene Zaken, namens deze de Directeur DPC (AZ)

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) (Potentiële) leveranciers of aanbestedende partijen
Persoonsgegevens
Soort gegevens identificerende gegevens, contractuele gegevens, naw gegevens, financiële gegevens, voor communicatie benodigde gegevens, gegevens inkoopprocedure
Verzameldoel De verwerking van de persoonsgegevens heeft tot doel het beheer en controle van de gehele inkoop- en verplichtingenadministratie inclusief Europese aanbestedingen, en omvat (onder meer) marktconsultaties, het opzetten van nieuwe aanbestedingen, het behandelen van aanvragen van offertes voor diensten, leveringen, werken en producten en het toewijzen daarvan.
Bewaartermijn Gegunde partij: 7 jaar na beëindiging overeenkomst conform de Algemene wet inzake rijksbelastingen (art.52, lid 1 en 4) Niet gegunde partij: 3 jaar na beëindiging overeenkomst conform de Aanbestedingswet 2012 (art. 2.56, lid 1 & 2 en art 3.77, lid 2 & 5)
Bron Van de betrokkene en deels van AZ.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Contactpersonen intern en extern
Persoonsgegevens
Soort gegevens naw gegevens
Verzameldoel De verwerking van de persoonsgegevens heeft tot doel het beheer en controle van de gehele inkoop- en verplichtingenadministratie inclusief Europese aanbestedingen, en omvat (onder meer) marktconsultaties, het opzetten van nieuwe aanbestedingen, het behandelen van aanvragen van offertes voor diensten, leveringen, werken en producten en het toewijzen daarvan.
Bewaartermijn 7 jaar (zie basisselectiedocument)
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens voor communicatie benodigde gegevens
Verzameldoel De verwerking van de persoonsgegevens heeft tot doel het beheer en controle van de gehele inkoop- en verplichtingenadministratie inclusief Europese aanbestedingen, en omvat (onder meer) marktconsultaties, het opzetten van nieuwe aanbestedingen, het behandelen van aanvragen van offertes voor diensten, leveringen, werken en producten en het toewijzen daarvan.
Bewaartermijn 7 jaar (zie basisselectiedocument)
Bron Van de betrokkene en deels van AZ.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Medewerkers van AZ betrokken bij dit werkproces
Persoonsgegevens
Soort gegevens naw gegevens; identificerende gegevens; voor communicatie benodigde gegevens; functie binnen AZ, autorisatieniveau, gebruiksgegevens en bevoegdheden.
Verzameldoel De verwerking van de persoonsgegevens heeft tot doel het beheer en controle van de gehele inkoop- en verplichtingenadministratie. De verwerking kan verder gebruikt worden voor het maken van statistische- en andere overzichten voor interne bedrijfsstatistiek, voor beleids- of wetenschappelijk onderzoek, voor de bedrijfsbeveiliging, het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.
Bewaartermijn 7 jaar (zie basiselectiedocument)
Bron Van de betrokkene en deels van AZ.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Gegadigden (pre-gunnings-fase): De verwerking van de persoonsgegevens heeft tot doel het beheer en controle van het gehele inkoop- en verplichtingenproces inclusief Europese aanbestedingen en omvat (onder meer) marktconsultaties, het opzetten van aanbestedingen, het behandelen van aanvragen van offertes voor diensten, leveringen, werken en producten en het toewijzen daarvan.
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Leveranciers (vanaf gunning) De verwerking van de persoonsgegevens heeft tot doel het beheer en controle van het gehele inkoop- en verplichtingenproces inclusief Europese aanbestedingen en omvat (onder meer) marktconsultaties, het opzetten van aanbestedingen, het behandelen van aanvragen van offertes voor diensten, leveringen, werken en producten en het toewijzen daarvan.
Rechtsgrond
    Uitvoering overeenkomst

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Afnemer van (raam)overeenkomsten.
  • Personen die belast zijn met of leiding geven aan de doeleinden van de verwerkingsactiviteit of die daarbij noodzakelijkerwijs zijn betrokken.
  • Auditdienst Rijk, voor zover noodzakelijk voor de doeleinden van een audit.
  • Andere organisatieonderdelen van AZ voor de financiële verantwoording.
  • Andere overheidsdiensten, voor zover van belang voor de doeleinden van de verwerkingsactiviteiten of die daarbij noodzakelijkerwijs zijn betrokken.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Minister van Algemene Zaken, namens deze de Directeur DPC (AZ)