Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Rijksbrede intern- Klanttevredenheidsonderzoek (iKTO) bedrijfsvoering
Verwerkingsnummer 2602
Verantwoordelijke(n)
  • Directeur Inkoop- Facilitair- en Huisvestingsbeleid Rijk

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers van de Rijksoverheid, de respondent
Persoonsgegevens
Soort gegevens a. personalia van medewerkers: zakelijk e-mailadres;
Verzameldoel Gebruik werkemailadres ten behoeve van de uitvoering (toezenden vragenlijst) van het iKTO. Tevens biedt het emailadres toegang voor de respondent tot zijn eigen antwoorden.
Bewaartermijn De verwerkte persoonsgegevens worden bij de verwerker voor een standaardperiode van vijf jaar bewaard na afloop van het kalanderjaar, gerekend vanaf het moment van ontvangst van de gegevens. De bewaartermijn is gesteld op vijf jaar om de mogelijkheid te behouden om de databestanden met elkaar te vergelijken om zo trendanalyses te kunnen maken. De perioden tussen twee onderzoeken door kan uiteenlopen. Met een bewaartermijn van vijf jaar wordt verzekerd dat trendanalyse kan worden uitgevoerd.
Bron Aanlevering door de Gebruikers: de departementen en uitvoeringsorganisaties die een iKTO laten verrichten onder hun medewerkers.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens b. demografische gegevens van medewerkers: ministerie, organisatieonderdeel en locatie.
Verzameldoel a. inzicht krijgen in de beleefde kwaliteit van bedrijfsvoeringsproducten en -diensten en de kwaliteit te borgen of verbeteringen te initiëren; b. benchmarken, waardoor de deelnemende departementen en dienstverleners zich met elkaar kunnen vergelijken en van elkaar kunnen leren; c. als gebruiker verantwoording af te leggen naar gefaciliteerden; d. als SSO of CDV verantwoording af te leggen naar de gebruikers; e. Om verbeterafspraken te maken tussen gebruikers en de SSO's/CDV's.
Bewaartermijn De verwerkte persoonsgegevens worden bij de verwerker voor een standaardperiode van vijf jaar bewaard na afloop van het kalanderjaar, gerekend vanaf het moment van ontvangst van de gegevens. De bewaartermijn is gesteld op vijf jaar om de mogelijkheid te behouden om de databestanden met elkaar te vergelijken om zo trendanalyses te kunnen maken. De perioden tussen twee onderzoeken door kan uiteenlopen. Met een bewaartermijn van vijf jaar wordt verzekerd dat trendanalyse kan worden uitgevoerd.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens c. antwoorden van medewerkers op de vragen van het iKTO.
Verzameldoel a. inzicht krijgen in de beleefde kwaliteit van bedrijfsvoeringsproducten en -diensten en de kwaliteit te borgen of verbeteringen te initiëren; b. benchmarken, waardoor de deelnemende departementen en dienstverleners zich met elkaar kunnen vergelijken en van elkaar kunnen leren; c. als gebruiker verantwoording af te leggen naar gefaciliteerden; d. als SSO of CDV verantwoording af te leggen naar de gebruikers; e. Om verbeterafspraken te maken tussen gebruikers en de SSO's/CDV's.
Bewaartermijn De verwerkte persoonsgegevens worden bij de verwerker voor een standaardperiode van vijf jaar bewaard na afloop van het kalanderjaar, gerekend vanaf het moment van ontvangst van de gegevens. De bewaartermijn is gesteld op vijf jaar om de mogelijkheid te behouden om de databestanden met elkaar te vergelijken om zo trendanalyses te kunnen maken. De perioden tussen twee onderzoeken door kan uiteenlopen. Met een bewaartermijn van vijf jaar wordt verzekerd dat trendanalyse kan worden uitgevoerd.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Medewerker van de Rijksoverheid, als persoon die wordt voorgedragen voor 'een pluim'.
Persoonsgegevens
Soort gegevens Het uitdelen van een pluim doet de betrokkene door de naam van de collega, afdeling of voorziening te vermelden in het daarvoor bestemde tekstblok. Daaronder is een tekstblok voor een toelichting/motivatie voor het uitdelen van de pluim aan de betreffende persoon, afdeling of voorziening.
Verzameldoel Respondenten kunnen een pluim uitdelen om extra waardering te laten blijken voor iets of iemand in de bedrijfsvoering die op buitengewone waarde wordt geschat. De positieve insteek en het gebleken succes van de pluim maken dat we in de afweging met betrekking tot de privacyrisico's er voor kiezen de pluimen als onderdeel van de onderzoeksfunctionaliteit te handhaven. De pluimen worden in 2018 niet (meer) in de hoofdrapportage opgenomen.
Bewaartermijn De verwerkte persoonsgegevens worden bij de verwerker voor een standaardperiode van vijf jaar bewaard na afloop van het kalanderjaar, gerekend vanaf het moment van ontvangst van de gegevens. De bewaartermijn is gesteld op vijf jaar om de mogelijkheid te behouden om de databestanden met elkaar te vergelijken om zo trendanalyses te kunnen maken. De perioden tussen twee onderzoeken door kan uiteenlopen. Met een bewaartermijn van vijf jaar wordt verzekerd dat trendanalyse kan worden uitgevoerd.
Bron Respondenten
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Gebruik werkemailadres ten behoeve van de uitvoering (toezenden vragenlijst) van het iKTO.
Rechtsgrond
  • Toestemming betrokkene
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: De gebruiker heeft er belang bij om te weten hoe zijn medewerkers de interne dienstverlening ervaren. De interne dienstverlening is ondersteunend aan het primaire proces van de gebruiker en heeft daar directe invloed op. Een betere interne dienstverlening kan dus resulteren in een betere uitvoering van het primaire proces door de gebruiker.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Effectory ontvangt de persoonsgegevens vanuit de rol van verwerker (uitvoerder van het onderzoek).
  • Effectory verstrekt de rapportages en onderliggende gepseudonimiseerde data aan ICTU ten behoeve van een secundaire en longitudinale analyse.
  • Het gepseudonimiseerde databestand (onderliggend aan de rapportages) wordt via een beveiligde omgeving door Effectory verstrekt aan de gebruikers, SSO's/CDV's en BZK/IFHR.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Directeur Inkoop- Facilitair- en Huisvestingsbeleid Rijk
Bezoekadres Turfmarkt 147
2511DP Den Haag
NEDERLAND