Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking KOOP: Servicedeskondersteuning TopDesk
Verwerkingsnummer 3739
Verantwoordelijke(n)
  • Directeur UBR

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Van ieder die een melding doet worden -zo beperkt als mogelijk- contactgegevens vastgelegd.
Persoonsgegevens
Soort gegevens Van ieder die een melding doet: Achternaam (verplicht); gebruikelijk is doch niet verplicht: Telefoonnummer, E-mailadres, Relatie (organisatie namens wie de persoon reageert, anders ‘burger’). Overig kan worden vastgelegd: Voornaam; Voorletters; Tussenvoegsel; Geboortenaam; Titel, Geslacht (wordt vermeden); Mobiel telefoonnummer; Faxnummer.
Verzameldoel Ondersteuning Servicedesk KOOP voor klantvragen, incidentmeldingen en .. lees verder bij doel(en) van verwerkingen.
Bewaartermijn Permanent tbv afhandeling en latere audittrails accountaanvragen.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Indien de naam niet wordt aangeleverd kan er geen terugkoppeling worden gegeven op de ingediende reactie. Mocht onverhoopt geen goede registratie van de naam mogelijk zijn dan wordt de naam 'dummy' aangehouden.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Medewerkers KOOP
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, e-mailadres.
Verzameldoel Ondersteuning Servicedesk KOOP voor klantvragen, incidentmeldingen en .. lees verder bij doel(en) van verwerkingen.
Bewaartermijn Permanent tbv afhandeling en latere audittrails accountaanvragen.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Indien naam niet aangeleverd, kan geen opvolging worden gegeven aan de melding.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Ondersteuning Servicedesk KOOP voor klantvragen, incidentmeldingen en opvang van ingevulde formulieren van applicaties. Inclusief probleembeheer, wijzigingenbeheer, configuratiemanagement en accountbeheer.
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Noodzakelijke facilitering van alle mogelijke meldingen voor alle door KOOP beheerde applicaties.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • KOOP medewerkers ter behandeling van de meldingen en eventuele gecontracteerde (onder-)aannemers die nodig zijn voor deze behandeling, een en ander afhankelijk van aard en inhoud van de melding.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Directeur UBR
Bezoekadres Wilhelmina van Pruisenwe 52
2595AN Den Haag
NEDERLAND