Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Externe SamenwerkFunctionaliteit (e-SWF)
Verwerkingsnummer 864
Verantwoordelijke(n)
  • Directeur Chief Information Officer Rijk

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Rijksmedewerkers (intern en extern)
Persoonsgegevens
Soort gegevens Departement, Afdeling, Naam en contactgegevens (alleen overgenomen uit de Rijksdirectory)
Verzameldoel Bedrijfsvoering
Bewaartermijn Volgt het identitymanagement systeem van de departementen, die de set aan gegevens aanleveren aan de Rijksdirectory (en voor de bedrijfsvoering worden gebruikt).
Bron Het identitymanagement systeem van betrokken departement, aangeleverd aan de Rijksdirectory.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Gastgebruikers
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, mobiel telefoonnummer en email adres.
Verzameldoel Om de persoon digitale toegang te geven tot werkruimtes waarin met hem/haar wordt samengewerkt. Het mobiele telefoonnummer wordt gebruikt voor het verzenden van een SMS-code voor 2-factor authenticatie.
Bewaartermijn Tot max 6 maanden, nadat de persoon geen toegang meer heeft tot enige werkruimte.
Bron De gegevens worden aangeleverd door een rijksmedewerker, die een gastgebruiker kan uitnodigen.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking De Externe Samenwerkfunctionaliteit (e-SWF) biedt rijksmedewerkers de mogelijkheid flexibeler, efficiënter en interactief samen te werken met externe partijen (te weten niet rijksonderdelen, binnen e-SWF gasten genaamd). Een gastgebruiker kan alleen toegang krijgen tot de e-SWF op uitnodiging van een Rijksmedewerker. De samenwerkruimtes in de e-SWF hebben het karakter besloten, tenzij. Dit betreft het doel voor de gastgebruikers & hun rechtsgrond
Rechtsgrond
  • Toestemming betrokkene
  • Uitvoering overeenkomst

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • De naam en het email adres is zichtbaar voor alle deelnemers in het platform, dat een samenwerkingsplatform is. Zonder digitale aanduiding is immers samenwerking onmogelijk.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam Directeur Chief Information Officer Rijk
Bezoekadres Turfmarkt 147
2511DP Den Haag
NEDERLAND