Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Visumaanvragen Caribische delen van het koninkrijk
Verwerkingsnummer 1226
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Consulaire Zaken en Visumbeleid

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Visumaanvrager
Persoonsgegevens
Soort gegevens naam, geboortedatum, -plaats en -land, ID-nr., nationaliteiten, geslacht, burgerlijke staat, naam vader/moeder, reisdocument: soort, nummer, afgiftedatum en -plaats en geldig van/tot, woon-verblijfplaats, terugkeervergunning, beroep, werkgever of onderwijsinstelling,reisdoel en -bestemmingen, eerdere bezoek en afgegeven visa Caribisch gebied, financiële middelen mbt de reis, gegevens partner, kinderen, gastheer en garantsteller
Verzameldoel Behandelen van en beslissen over visumaanvragen voor het Caribisch gebied Identificatie visumaanvrager Toetsing aan toelatingscriteria Caribisch gebied
Bewaartermijn 5 jaar
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens foto (en alle gegevens die nodig zijn om een betrokkene te identificeren zoals NAW, geboorteplaats, geboortedata)
Verzameldoel Identificatie visumaanvrager
Bewaartermijn 5 jaar
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens visumaanvraag afgegeven/geweigerd, annulering, intrekking of verlenging afgegeven visum
Verzameldoel Controle door bevoegde autoriteiten of wordt voldaan aan de voorwaarden voor legale binnenkomst of legaal verblijf op het Caribisch grondgebied
Bewaartermijn 5 jaar
Bron vastlegging in VISANA
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens verzekeringsdocument en andere ondersteunende documenten
Verzameldoel Behandelen van en beslissen over visumaanvragen voor de landen in het Caribisch gebied
Bewaartermijn 5 jaar
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens reisdocument
Verzameldoel Behandelen van en beslissen over visumaanvragen voor het Caribisch gebied
Bewaartermijn reisdocument wordt met/zonder visumsticker geretourneerd
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
Betrokkene(n) Garantsteller van de visumaanvrager
Persoonsgegevens
Soort gegevens naam, (bedrijf), adres, telefoonnummer, email, geboortedatum, nationaliteit, paspoortnummer, familie of andere relatie met de visumaanvrager
Verzameldoel Behandelen van en beslissen over visumaanvragen voor het Caribisch gebied
Bewaartermijn 5 jaar
Bron Garantsteller via de visumaanvrager (originele uitnodiging garantsteller moet zijn toegevoegd)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Personen op signaleringslijst
Persoonsgegevens
Soort gegevens naam, voornaam, geboortedatum, geboorteplaats, vervaldatum, geslacht, eventueel alias, reden voor niet-toelating tot Caribisch gebied, lijstsoort (welk land heeft de persoon opgevoerd)
Verzameldoel Behandelen van en beslissen over visumaanvragen voor het Caribisch gebied Toetsing aan toelatingscriteria Caribisch gebied
Bewaartermijn maandelijkse update
Bron bevoegde autoriteiten Caribisch gebied
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Behandelen van en beslissen over visumaanvragen voor het Caribisch gebied op basis van de Rijksvisumwet
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Identificatie visumaanvrager en referent
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Toetsing aan toelatingscriteria Caribisch gebied
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Controle op legale binnenkomst en verblijf in het Caribisch gebied
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • SSC-ICT als verwerker ivm hostingdiensten voor VISANA
  • Front offices ambassades en EDV's (TLS en VFS) belast met het ontvangen van de visumaanvraag en bijbehorende documenten en de verzending naar RSO (Regionale Service Organisatie) Washington.
  • Medewerkers RSO Washington belast met het controleren van de gegevens, de vastlegging in VISANA en het nemen van een positief dan wel negatief besluit op de aanvraag en het verstrekken van visa.
  • Bevoegde autoriteiten van het Koninkrijk der Nederlanden, waaronder die van het Caribisch gebied, visumautoriteiten en de autoriteiten die bevoegd zijn tot het uitvoeren van visumcontroles aan de buitengrenzen en voor de immigratie- en asielautoriteiten binnen
  • eBetalen consulaire producten (applicatie voor online betalen)

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nadere toelichting: wereldwijd worden caribische visumaanvragen ingenomen die door RSO (Regionaal Service Organisatie) WHA (Westelijk Halfrond) worden afgehandeld.
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen?

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Consulaire Zaken en Visumbeleid
Postadres Postbus 20061
Den Haag
NEDERLAND