Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking TEM - Travel Expense Management
Verwerkingsnummer 198
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur 3W

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Rijksambtenaren en medewerkers van overheidsorganisaties (incluis uitgezonden met hun gezinsleden en lokale medewerkers) die voor uitzending of dienstreis van en naar Nederland gaan
Persoonsgegevens
Soort gegevens Ministerie / Directie / Afdeling Kostendrager RIN-nummer Personeelsnummer p-Direkt Crediteurennummer (tbv externen igv betaling via de financiële administratie) Functie Bevoegd gezag / ondersteunende rol
Verzameldoel Het reserveren en boeken van een internationale dienstreis via Global Distribution System en een reisagent en het declareren van de reis.
Bewaartermijn 7 jaar conform archiefwet
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens Medewerker(sub)groep, Aanhef, Geboorte/eigennaam, Geboortedatum, Voornaam/roepnaam, Zakelijk emailadres, Zakelijk telefoonnummer, Soort reiziger
Verzameldoel De bedrijfsvoering m.b.t. buitenlandse dienstreizen binnen het Rijk was zeer versnipperd. De dienstverlening van 3W samen met TEM vervangt een grote diversiteit aan diensten en processen. De reisapplicatie ondersteunt alle stappen in het aanvragen en regelen van een buitenlandse dienstreis. Onderscheiden wordt een reisaanvraag (zie procesbeschrijving dienstreizen buitenland) en boeking.
Bewaartermijn 7 jaar conform archiefwet
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Burgers die gaan werken in het buitenland als civiele expert of verkiezingswaarnemer
Persoonsgegevens
Soort gegevens Achternaam, voornamen, geboortedatum, geboorteplaats, contactpersoon gegevens (naam, telefoon, e-mail)
Verzameldoel Het verzorgen van internationale dienstreizen met bemiddeling door 3W CMV. Zij verzorgt de werving, selectie en administratieve ondersteuning rond Nederlandse experts die ingezet worden bij civiele missies en verkiezings-waarneming. Ook biedt 3W professionele begeleiding aan Nederlanders die werkzaam willen zijn bij instellingen van de Europese Unie (EU).
Bewaartermijn 7 jaar conform archiefwet
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Doel van deze verwerking is het faciliteren van een buitenlandse dienstreis (reis en verblijf) voor medewerkers van de Rijksoverheid tesamen met het kunnen declareren van de hiervoor gemaakte kosten. De reisapplicatie TEM ondersteunt alle stappen in het aanvragen, boeken en declareren van een buitenlandse dienstreis.
Rechtsgrond
    Toestemming betrokkene
Doel verwerking Het verzorgen van internationale dienstreizen met bemiddeling door 3W CMV. Zij verzorgt de werving, selectie en administratieve ondersteuning rond Nederlandse experts die ingezet worden bij civiele missies en verkiezings-waarneming. Ook biedt 3W professionele begeleiding aan Nederlanders die werkzaam willen zijn bij instellingen van de Europese Unie (EU).
Rechtsgrond
    Toestemming betrokkene
Doel verwerking Het verzorgen van internationale dienstreizen met bemiddeling door 3W UM (CT). 3W CT levert ondersteuning aan medewerkers en diens gezinsleden die worden uitgezonden (korte / lange missies) naar het Caribisch Gebied van het Koninkrijk. 3W CT is in die hoedanigheid onder andere belast met het aanvragen van tickets bij VCK.
Rechtsgrond
    Toestemming betrokkene

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Reismaatschappijen via Global Distribution System (Amadeus, Galileo, Sabre), een 'verkoopkanaal' met overzicht en aanbod van reisleveranciers als vliegmaatschappijen, hotels, treinen en andere reismaatschappijen. Regelt reserveringen en aanmaken tickets.
  • Reisagent (VCK, BCD, ATP etc) -- Persoonsgegevens (beperkt tot noodzakelijke gegevens) zullen ten behoeve van het boeken van een reis worden aangeleverd aan de boekingssystemen van VCK of per e-mail aan de medewerkers van de verwerker.
  • Medewerkers servicedesk 3W TEM -- Gegevens worden in beginsel handmatig ingevoerd door de Servicedesk 3W TEM op basis van de door de reiziger ingediende SSP-melding of ingediende e-mail (postbus 3W-TEM). De servicedesk 3W TEM maakt onderdeel uit van de afdeling DRM (Diensten- en Relatie Management) binnen 3W.
  • Bevoegd gezag -- Het bevoegd gezag keurt de reisaanvraag van de reiziger goed. Voor de online boekingen in TEM gebeurt dit op basis van een geautomatiseerde e-mail met een smenvatting van de belangrijkste reiskenmerken en kosten die vanuit TEM aan de manager wordt toegezonden nadat de reiziger de aanvraag ter goedkeuring heeft ingediend. Bevoegd gezag geeft akkoord vanuit de email. Bevoegd gezag kan desgewenst de goedkeuring ook in TEM geven op de aanvraag. Bevoegd gezag is een Rijksdienst.
  • Mederwerkers MXP (leverancier)

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? In de selectie- en aanbestedingsleidraad is de eis aangaande geen opslag van data buiten de EU expliciet opgenomen. Er wordt wel per boeking reisinformatie gedeeld via de reisagent.
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen?

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur 3W
Postadres Postbus 20061
Den Haag
NEDERLAND

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • Alle deelnemende departementen zijn verantwoordelijke voor de persoonsgegevens van hun medewerkers. Zij schakelen de SSO 3W in als bewerker. De Minister van Buitenlandse Zaken is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van zijn eigen medewerkers. Tevens is hij verantwoordelijk voor 3W. 3W schakelt op zijn beurt weer subbewerkers in. Deze melding gaat in op de relatie van 3W met de subbewerkers.