Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Aanvraag Nederlandse reisdocumenten in het buitenland
Verwerkingsnummer 207
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Consulaire Zaken en Visumbeleid
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Chef de Poste
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze het Hoofd Consulaire Service Organisatie

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Persoon in het buitenland die een Nederlands reisdocument aanvraagt
Persoonsgegevens
Soort gegevens bankrekeningnummer indien e-betaling plaatsvindt (zie melding E-betalen). Nr wordt niet in dit proces opgeslagen of gevraagd.
Verzameldoel Betalen leges/kosten voor het te verstrekken reisdocument op grond van art 7 lid 3 Paspoortwet
Bewaartermijn niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking en zoals is vastgesteld in de Paspoortwet en de Paspoortuitvoeringsregeling Buitenland 2001, afhankelijk van geldigheid reisdocument 11 of 16 jaar.
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens geslachtsnaam, naam (ex)partner/echtgeno(o)t(e)/weduwe/ouder(s)/voogd/wettelijk vertegenwoordiger, voornamen, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, woonplaats, adres, lengte, BSN vingerafdruk, foto, handtekening van de houder, datum verstrekking, einde geldigheidsduur, soort reisdocument, documentnummer, gegevens (voor)ouders t.b.v. nationaliteitsvaststelling.
Verzameldoel In ontvangst nemen van aanvragen voor reisdocumenten ter uitvoering van art 26 lid 1.d Paspoortwet en de Paspoort Uitvoeringsregeling Buitenland (PUB), alsook vaststellen identiteit en nationaliteit.
Bewaartermijn Voor reisdocumenten met maximale geldigheid van 5 jaar: 11 jaar. Voor reisdocumenten met maximale geldigheid van 10 jaar: 16 jaar (in RAAS en bij Doc-Direct) (volgt uit archiefwet en art. 72 PUB)
Bron Gegevens komen in beginsel van betrokkene zelf. In geval van aanvraag reisdocument voor minderjarige worden gegevens verstrekt van en door ouder(s), voogd of wettelijk vertegenwoordiger. In geval ver verzoek tot vermelding 'partner/echtgeno(o)t(e)/weduwe van' worden door de betrokkene tevens gegevens verstrekt omtrent de partner/echtgeno(o)t(e)/weduwe.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens telefoonnummer, email, datum aanvraag
Verzameldoel Het verstrekken van reisdocumenten ter uitvoering van art 40 lid 1.d. Paspoortwet en de Paspoort Uitvoeringsregeling Buitenland (PUB)
Bewaartermijn niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking en zoals is vastgesteld in de Paspoortwet en de Paspoortuitvoeringsregeling Buitenland 2001, afhankelijk van geldigheid reisdocument (geldigheid van 5 jaar: 11 jaar bewaren, geldigheid van 10 jaar: 16 jaar bewaren).
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens gegevens huidig paspoort, gegevens partner, gegevens over verkrijgen nationaliteit, gegevens over buitenlands verblijf
Verzameldoel Verifieren van de identiteit en nationaliteit van de aanvrager ter uitvoering van art 28 Paspoortwet
Bewaartermijn niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking en zoals is vastgesteld in de Paspoortwet en de Paspoortuitvoeringsregeling Buitenland 2001, afhankelijk van geldigheid reisdocument (11 of 16 jaar).
Bron Betrokkene en de Basis Registratie Personen (BRP)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens vingerafdrukken
Verzameldoel In ontvangst nemen van aanvragen voor reisdocumenten ter uitvoering van art 26 lid 1.d. Paspoortwet en de Paspoort Uitvoeringsregeling Buitenland (PUB)
Bewaartermijn aanvraagstation: fire&forget of max. 10 dagen na de uitreiking van het reisdocument. RAAS: Vingerafdrukken blijven bewaard in RAAS tot het moment van uitreiken paspoort (artikel 3, lid 9 Pw).
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Genetische gegevens
  • Biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking In ontvangst nemen van aanvragen voor reisdocumenten ter uitvoering van 26 lid 1.d. Paspoortwet en de Paspoort Uitvoeringsregeling Buitenland (PUB). Artikel 26 Paspoortwet, lid 1: Bevoegd tot het in ontvangst nemen van aanvragen voor nationale paspoorten, reisdocumenten voor vluchtelingen en reisdocumenten voor vreemdelingen, zijn: onder d. in het buitenland: Onze Minister van Buitenlandse Zaken, voor zover het personen betreft die zich buiten het Koninkrijk bevinden.
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Verifieren van de identiteit en nationaliteit van de aanvrager ter uitvoering van art 28 Paspoortwet
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Controleren of signaleringen van overheidsinstanties betrekking hebben op de aanvrager.
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Controleren of er een opsporingsbevel loopt voor de aanvrager
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Betalen leges/kosten voor het te verstrekken reisdocument op grond van art 7 Paspoortwet
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Aanmaken van een reisdocument
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Afwijzen van een aanvraag voor een reisdocument op grond van Hfd III en Hfd VI van de Paspoortwet
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Het verstrekken en uitreiken van reisdocumenten ter uitvoering van art 40 lid 1.d. en art.42 lid 1 Paspoortwet en de Paspoort Uitvoeringsregeling Buitenland (PUB)
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Vervallen verklaren of inhouden van een reisdocument op grond van Hfd III en Hfd VI, VIII van de Paspoortwet
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Bijhouden van een administratie ter uitvoering van art 3 lid 8 en lid 9 Paspoortwet
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • DHL als verwerker belast met de verzending tussen de posten en de Consulaire Service Organisatie (CSO).
  • Medewerkers van de Directie Juridische Zaken (DJZ) belast met en betrokken bij met het behandeling van bezwaar en beroep op afgewezen aanvragen (M506)
  • Medewerkers Centrale Service Organisatie (CSO) belast met de vastlegging in RAAS en de controle in het register paspoortsignaleringen en het opsporingenregister.
  • Medewerkers van de post in het buitenland en belast met de registratie van de aanvraag, het afnemen van vingerafdrukken en de verificatie in de Basis Registratie Persoonsgegevens (BRP).
  • Idemia (voorheen Sagem, Safran, Morhpo) produceert reisdocumenten. Onderdeel van Idemia is identiteit en diensten en is verantwoordelijk voor het technisch beheer en applicatief onderhoud van de RAAS servers, via contract RVIG (gaat niet over persoonsgegevens maar randapparatuur om proces uit te kunnen voeren). (Het functioneel beheer RAAS servers ligt bij de afdeling DCV/MB/IB).
  • Medewerkers Centrale Service Organisatie (CSO), belast met de beoordeling van aanvragen van reisdocumenten en nationaliteitsverklaringen en het opstellen van weigeringsbeschikkingen en vervallenverklaringen.
  • Medewerkers van verwerker Idemia belast met het produceren van de reisdocumenten en afleveren bij postkamer (zie melding BZ M433)
  • Medewerkers Consulaire Service Organisatie (CSO) belast met ontvangen, uitpakken, per land sorteren en verzendklaar maken van de nieuwe reisdocumenten
  • Het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK) (RIVG) wordt geinformeerd over reisdocumenten die door de Consulaire Service Organisatie (CSO) vervallen zijn verklaard en in de signaleringslijst moeten worden opgenomen.
  • Medewerkers van de Control Unit van DCV (DCV/CU) belast met de ontvangsten en betalingen.
  • Medewerkers Scandienst belast met de digitalisering van de aanvraagdossiers en archivering in Sophia (M431)
  • Medewerkers van de post belast met het uitreiken van het reisdocument aan de aanvrager.
  • SSC-ICT voor de hosting en het beheer van het DAM-RD systeem.
  • Medewerkers van de afdeling Visum- en Reisdocumentenbeleid van DCV (DCV/VR) die op grond van hun functie worden gevraagd voor het geven van bijzondere adviezen.
  • Koeriersdiensten die incidenteel worden ingeschakeld om op verzoek van de aanvrager een reisdocument naar het thuisadres te versturen.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Consulaire Zaken en Visumbeleid
Postadres Postbus 20061
Den Haag
NEDERLAND
Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Chef de Poste
Postadres Postbus 12200
Den Haag
NEDERLAND
Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze het Hoofd Consulaire Service Organisatie
Bezoekadres Schedeldoekshaven 101
Den Haag
NEDERLAND

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • BuZa (Directie Consulaire Zaken en Visumbeleid, DCV): uitvoeringsverantwoordelijke (Paspoort Uitvoerings Besluit, PUB). Binnenlandse Zaken (BZK): beleidsverantwoordelijke. Aanwijsbesluit: Hoofd Consulaire Service Organisatie (HSCO) beslist op paspoortaanvraag. Hoofd consulaire post: neemt aanvragen in ontvangst, reikt documenten uit. De Externe DienstVerlener (EDV): neemt aanvragen in ontvangst. Hoofden Regionale Service Organisaties (HRSO): beslissen op LP nareis en asiel.

Verwerking is uitbesteed aan ("verwerker")

Naam DHL
Bezoekadres Reactorweg 25
Utrecht
Nederland

Verwerking is uitbesteed aan ("verwerker")

Naam Idemia (leverancier reisdocumenten, gecontracteerd door BZK)
Bezoekadres Oudeweg 32
Haarlem
NEDERLAND

Verwerking is uitbesteed aan ("verwerker")

Naam SSC-ICT t.b.v. netwerkverbinding en ondersteuning oa DAM RD
Bezoekadres Rijnstraat 8
Den Haag
NEDERLAND