Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Bedrijfsmedisch onderzoek en Vaccinaties
Verwerkingsnummer 2612
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur 3W
  • Bedrijfsarts, Bedrijfsarts

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) * medewerkers geplaatst in het buitenland op een post (en gezinsleden), * medewerkers geplaatst in Caribisch deel van het Koninkrijk (en gezinsleden), * experts voor civiele missies, * leden van SCOT-missies en * medewerkers geplaatst bij internationale organisaties (en gezinsleden)
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam adres woonplaats
Verzameldoel Registreren van de aanvraag
Bewaartermijn 10 jaar
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens Paspoortgegevens
Verzameldoel Ter identificatie van betrokkene
Bewaartermijn Niet. Paspoort wordt alleen ingezien ter identificatie van betrokkene; er wordt geen kopie gemaakt
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens medische gegevens: biometrie, lab waarden, gegevens anamnese resultaten van lichamelijk onderzoek, ECG e.d.
Verzameldoel Uitvoeren van het medisch onderzoek
Bewaartermijn 10 jaar. Keuringsrapporten kunnen na 1 jaar worden vernietigd als dit de wens is van betrokkene -- “Als een wettelijk voorschrift een andere bewaartermijn noemt, moeten artsen die aanhouden. Dit geldt bijvoorbeeld voor keuringsgegevens. De overweging wordt gemaakt door de bedrijfsarts. ”https://www.knmg.nl/advies-richtlijnen/artseninfolijn/praktijkdilemmas-1/praktijkdilemma/hoe-lang-moet-ik-medische-dossiers-van-patienten-bewaren.htm.
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens Uitslag medisch onderzoek
Verzameldoel Geen medische gegevens, alleen al of niet geschikt verklaring voor uitzending ter beoordeling door de bedrijfsarts
Bewaartermijn 10 jaar
Bron Van verwerker (KHS)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens Factuur met naam, bedrag + vermelding verrichte dienst (medisch onderzoek of vaccinatie).
Verzameldoel Ten einde de rechtmatigheid van de factuur te kunnen beoordelen en deze betaalbaar te stellen. Daarnaast moet 3W haar opdrachtgevers de kosten verantwoorden.
Bewaartermijn 7 jaar
Bron KLM Health Services, zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en ontvanger gegevens.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Genetische gegevens
  • Biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon
  • Gegevens over gezondheid
Betrokkene(n) dienstreizigers voor vaccinaties.
Persoonsgegevens
Soort gegevens NAW gegevens Organisatiegegevens
Verzameldoel Registratie van de aanvraag
Bewaartermijn 1 jaar
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens Paspoortgegevens
Verzameldoel Ter identificatie
Bewaartermijn Niet. Bij aankomst op de keuring dient betrokkene zich te legitimeren. Legitimatie wordt beoordeeld, niet gekopieerd.
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens Factuur met naam, bedrag + vermelding keuring/vaccinaties
Verzameldoel Beoordeling rechtmatigheid en betaalstellen factuur Tevens dient 3W verantwoording te kunnen geven aan opdarchtgevers
Bewaartermijn 7 jaar
Bron Verwerking (KHS)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking In het kader van de zorgplicht dient de werkgever zijn medewerkers en diens gezinsleden die in het buitenland worden geplaatst of terugkeren uit het buitenland en medewerkers die veelvuldig op dienstreis gaan, medisch goed voor te lichten en te begeleiden over de medische risico’s en/of begeleiden in geval van medische problematiek tijdens het leven in landen die een ander medisch risicoprofiel hebben dan Nederland: de zogenaamde niet-westerse landen.
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Bewaren van resultaten van een medisch onderzoek zodat deze niet voor derden toegankelijk is (art.10 Wet op de medische keuring). Dit is een verwerkingsverantwoordelijkheid van de bedrijfsarts.
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Adviseren over de medische geschiktheid van een geselecteerde kandidaat voor een nieuwe functie. 3W ontvangt het advies van de bedrijfsarts. Bedrijfsarts beheert de medische gegevens.
Rechtsgrond
    Uitvoering overeenkomst
Doel verwerking Uitvoeren van medische keuringen in het kader van een aanstelling of nieuwe functie (art.23 lid 4 sub b. en art.23b lid 6 RDBZ jo Wet op de medische keuringen), waar het de civiele experts aangaat.
Rechtsgrond
    Uitvoering overeenkomst

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Medewerker 3W-Personeel Buitenland
  • KLM Health Services (bedrijfsarts), KLM Health Services, dhr. D. van Altena, +31206494334, Stationsplein 236, Gebouw 133, 1117CJ, Schiphol
  • Bedrijfsarts, HDPO (MinBuZa)

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur 3W
Postadres Postbus 20061
Den Haag
NEDERLAND
Naam Bedrijfsarts, Bedrijfsarts
Postadres Postbus 20061
Den Haag
NEDERLAND

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • De uitslag van medisch onderzoek wordt via de bedrijfsarts doorgegeven door KLM Health Services. Deze medische gegevens blijven bij de bedrijfsarts, die slechts de uitslag van het onderzoek (geschiktheidsverklaring) met 3W communiceert.