Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking ServiceDesk 3W
Verwerkingsnummer 2614
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur 3W

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Klanten en medewerkers die vragen hebben aan 3W en/of ondersteuning behoeve bij het aanvragen van diensten en producten bij 3W.
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam Telefoonnummer E-mailadres Organisatie
Verzameldoel Ondersteunen en/of beantwoorden van vragen van ambtenaren bij de processen welke 3W ondersteunt.
Bewaartermijn Maximaal een jaar
Bron Indien betrokke werkzaam is bij BZ, behoeft betrokkene de gegevens niet zelf te leveren, maar wordt gebruik gemaakt van de gegevens uit de bronsystemen van BZ (BZIAM M250). Indien betrokkene niet bekend is in de BZ-bronsystemen dient hij zelf deze gegevens in het formulier in te vullen.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens De vraag van betrokkene en eventueel daarvoor benodigde onderbouwing in de vorm van bijlagen of uitvraag van specifieke gegevens.
Verzameldoel Ondersteunen en/of beantwoorden van vragen van ambtenaren bij de proce.. lees verder bij doel(en) van verwerkingen.
Bewaartermijn In SSP kunnen gegeven gegevens niet worden verwijderd of geanonimiseerd, dus vooralsnog onbeperkt.
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens Functiegegevens (toekomstige post + datum plaatsing) Partnergegevens Budgetgegevens
Verzameldoel Aanmelden van nieuwe medewerkers voor voorlichtingsbijeenkomsten en pl.. lees verder bij doel(en) van verwerkingen.
Bewaartermijn Maximaal een jaar
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens Organisatie, functieplaatsnr, personeelsnr, intitialen, voornamen, tussenvoegesls, geboortenaam, roepnaam, geboorteplaats, bsn, rinnr, geslacht, burgerlijke staat, titels, geboortedatum, iban, telnr., id-kaart/ paspoortgegevens (nr., geldigheidsduur), salarisgegevens (schaal, nr., periodiek), contactgegevens (telnr., emailadres), functiegegevens (niveau, aankomst/vertrekdata), partnergegevens (naam)
Verzameldoel Ten behoeve verwerking Vergoedingen. De gehele call wordt na het gemaakt hebben van een voorbereidingsgesprek doorgezet naar Uitgezonden Medewerkers, na het maken van een afspraak voorlichtingsgesprek afgesloten door de Servicedesk of wordt afgesloten door de Servicedesk nog voor het voorbereidingsgesprek wordt ingeboekt.
Bewaartermijn Maximaal een jaar; er loopt hiervoor een SSP ticket omdat het nu (nog) niet mogelijk is iets te verwijderen in SSP.
Bron Vaak via de KCP van de organisatie, namens betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Klantcontactpersonen (KCP) -- 3W voert opdrachten uit conform de afspraken die zijn gemaakt met de opdrachtgevers op basis van een DVA. De KCP's zijn de contactpersonen die door opdrachtgever worden aangedragen als operationele schakel naar de uitvoerende diensten van 3W.
Persoonsgegevens
Soort gegevens Geboortenaam, voorvoegsels Voornamen Roepnaam Geslacht Geboortedatum Geboortestad Datum indienst (bedoeld wordt datum start KCP)
Verzameldoel Registeren klant contact personen ten behoeve van het klantcontactpersonen. lees verder bij doel(en) van verwerkingen. De gegevens worden gebruikt ter controle op dubbele identiteiten. Enerzijds wordt er gecontroleerd of betrokenne al bekend is in de bronsystemen van BZ. Anderzijds worden de gegevens bewaard om te voorkomen dat dezelfde persoon in de toekomst nogmaals opgevoerd wordt ten behoeve een andere verwerking.
Bewaartermijn Tot maximal 1 jaar na uitdienstreding
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens Contactgegevens (e-mail, telefoonnummer) Organisatie Functie
Verzameldoel Registeren klantcontactpersonen ten behoeve van het klantcontactpersonen. lees verder bij doel(en) van verwerkingen.
Bewaartermijn Tot maximal 1 jaar na uitdienstreding
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Ondersteunen en/of beantwoorden van vragen van ambtenaren bij de processen welke 3W ondersteunt.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Ter ondersteuning van alle overige verwerkingen van 3W
Doel verwerking Aanmelden van medewerkers voor, cursussen en plannen van voorbereidings- en voorlichtigingsgesprekken
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Ter ondersteuning van de verwerkingen van Personeel Buitenland
Doel verwerking Registreren klantcontactpersonen ten behoeve van het klantcontactpersonen overleg, ter ondersteuning van het opdrachtgeversmanagement door 3W en voor het inrichten van toegang / autorisatie tot de voor hen benodigde aanvraagformulieren.
Rechtsgrond
    Toestemming betrokkene

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Medewerkers 3Wservicedesk
  • Medewerkers 3W-backoffice (indien de vraag doorgezet moet worden naar de 2e lijn)

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur 3W
Postadres Postbus 20061
Den Haag
NEDERLAND