Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Voorlichting en Voorbereiding medewerker en gezin (Voorlichting en Trainingen)
Verwerkingsnummer 2615
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur 3W

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers (en hun gezinsleden) die in aanmerking komen of geselecteerd zijn voor een functie voor de Nederlandse Rijksoverheid in het buitenland en hiervoor door Nederland uitgezonden gaan worden.
Persoonsgegevens
Soort gegevens NAW van medewerker (achternaam, voornaam, adres) Contactgegevens (e-mail, telefoonnummer)
Verzameldoel De gegevens worden verzameld om de juiste cursus c.q. voorlichting aan te bieden qua inhoud, maatwerk en juiste voorzieningen (catering) Naast cursussen worden er Voorlichtingsgesprekken en voorbereidingsges.. lees verder bij doel(en) van verwerkingen. Om als medewerker (en gezin) goed voorbereid aan de slag te kunnen in .. lees verder bij doel(en) van verwerkingen.
Bewaartermijn Nadat de cursussen zijn gevolgd en administratief zijn afgerond, worden de gegevens bij verwerker vernietigd.
Bron Door opdrachter van 3W (HDPO mbt BZ medewerkers en klant contact personen (KCP's) van overige departementen) wordt aan 3W doorgegeven dat betrokkene wordt uitgezonden en verstrekt 3W met de hiervoor benodigde gegevens.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens CV en evt. dieetwensen
Verzameldoel Om als medewerker (en gezin) goed voorbereid aan de slag te kunnen in .. lees verder bij doel(en) van verwerkingen. CV is specifiek nodig om de juiste cursus aan te bieden qua inhoud, maatwerk en dieetwensen tbv de juiste voorzieningen (catering)
Bewaartermijn Nadat de cursussen zijn gevolgd en administratief zijn afgerond, worden de gegevens bij verwerker vernietigd.
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens Functie en land van uitzending
Verzameldoel Zonder deze gegevens kan onvoldoende goed een inschatting gemaakt worden van de benodigde cursussen, evt. verplichte training en juiste voorlichting. Naast cursussen worden er Voorlichtingsgesprekken en voorbereidingsges.. lees verder bij doel(en) van verwerkingen. Om als medewerker (en gezin) goed voorbereid aan de slag te kunnen in .. lees verder bij doel(en) van verwerkingen.
Bewaartermijn Nadat de cursussen zijn gevolgd en administratief zijn afgerond, worden de gegevens bij verwerker vernietigd.
Bron Worden aangeleverd door opdrachtgever. In geval van een BZ medewerker is dit HDPO, maar in het andere geval is dit de klant contact person (KCP) van het betreffende department.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Om als medewerker (en gezin) goed voorbereid aan de slag te kunnen in het buitenland en bij terugkeer in Nederland, wordt een aantal voorbereidingscursussen aangeboden. 3W is de SSO die deze dienstverlening aanbiedt in opdracht van HDPO, maar ook in opdracht van de overige departementen op basis van een getekende DVA. Een deel van de cursussen is overigens verplicht te volgen voor bepaalde doelgroepen in verband met de veiligheidssituatie in de landen waar zij naar toe reizen voor Nederland.
Rechtsgrond
    Uitvoering overeenkomst
Doel verwerking Naast cursussen worden er Voorlichtingsgesprekken en voorbereidingsgesprekken gevoerd met de medewerker en gezinsleden waarbij informatie wordt verstrekt over mogelijkheden voor partners (obv persoonlijke situatie en relatievorm) en kinderen (onderwijs, kinderen met speciale leerbehoefte). 3W is de SSO die deze dienstverlening aanbiedt in opdracht van HDPO, maar ook in opdracht van de overige departementen op basis van een getekende DVA.
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Medewerkers 3W/Personeel Buitenland / Voorlichting Werving en Training (3W/PB/VWT)
  • Medewerkers van verwerkers (het gaat hier om trainers en ondersteunende administratief medewerkers)

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur 3W
Postadres Postbus 20061
Den Haag
NEDERLAND