Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Relatiebeheer debiteuren en crediteuren
Verwerkingsnummer 380
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Financieel Economische Zaken

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Personen die debiteur en/of crediteur zijn
Persoonsgegevens
Soort gegevens (Bedrijfs)naam, adres, woonplaats, KvK-nummer, kenmerk 'debiteur/ crediteur', bankrekeningnummer
Verzameldoel Om betalingen uit te kunnen voeren, te ontvangen, en juist in de administratie te kunnen registreren. Daarnaast is het ook noodzakelijk om deze gegevens ter verantwoording te hebben bij (financiele)audits.
Bewaartermijn 7 Jaar binnen SAP, en 11 jaar in de rapportage omgeving tbv beleidsevaluaties
Bron Vanuit de debiteur of
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Verifiëren en vastleggen nieuwe en gewijzigde gegevens van debiteuren en/of crediteuren
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Om betalingen uit te kunnen voeren, om vorderingen in te kunnen stellen, en bij eventuele problemen contact op te kunnen nemen met de betreffende organisatie/persoon.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Medewerkers FSO
  • Atos NL en Atos India hebben het kader van de afgesproken dienstverlening toegang tot alle persoonsgegevens in SAP (M435)

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Atos
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen?

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Financieel Economische Zaken
Postadres Postbus 20061
Den Haag
NEDERLAND

Verwerking is uitbesteed aan ("verwerker")

Naam Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (DCI)
Bezoekadres Rijnstraat 8
Den Haag
NEDERLAND