Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Post- en goederenvervoer onder diplomatiek zegel (art. 13)
Verwerkingsnummer 387
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur 3W

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Aanvragers en ontvangers van verzendingen door de Diplomatieke Koeriersdienst.
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, gebruikersnaam en contactgegevens
Verzameldoel Om een verzending te kunnen aanvragen, moet de aanvrager bekend c.q. geautoriseerd zijn.
Bewaartermijn Een jaar na uitdienst datum
Bron Vanuit synchronisatie IDM (Zie registratie Personeelsgegevens in Planon)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens Organisatie, afdeling en Object (de betreffende post/vracht)
Verzameldoel Organisatie is nodig om vast te stellen dat hij/zij geautoriseerd is om de aanvraag te kunnen doen. Afdeling en Object is om de juiste autorisatie te kunnen toekennen.
Bewaartermijn Tot een jaar na uitdienstdatum
Bron Wordt automatisch gesynchroniseerd vanuit IDM (p-direkt)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Diplomatieke koeriers voor handmatige overbrenging
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, contactgegevens, paspoortgegevens (zonder foto of vingerafdruk)
Verzameldoel De diplomatieke koerier moet aangemeld worden bij de betreffende autoriteiten.
Bewaartermijn Totdat betrokkenen geen koerier meer is.
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Alle (aangevraagde) logistieke bewegingen van post, goederen, materiaal etc.worden geadministreerd en gemonitord vanuit Planon. Vanuit dit system wordt een track and trace gefaciliteerd voor de Diplomatieke Koeriersdienst, maar ook voor de aanvrager.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: In sommige gevallen betreft de dienstpost items met P-gegevens. Het is vanuit beveiligings- en AVG perspectiefbelangrijk dat diplomatieke verzendingen worden geregistreerd en gemonitord, zodat bij vermissing adequaat kan worden geacteerd.
Doel verwerking De verzending van dienstpost en dienstgoederen onder diplomatiek zegel naar de Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland op grond van art 27 van het Verdrag van Wenen.
Rechtsgrond
    Uitvoering overeenkomst
Doel verwerking Het administreren en volgen van de logistieke bewegingen van diplomatieke verzendingen(Track&Trace)
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: I.v.m. vermissing dient adequaat gereageerd te kunnen worden.
Doel verwerking Vaststellen of de aanvraag door een geautoriseerde contactpersoon is ingediend.
Rechtsgrond
    Toestemming betrokkene
Doel verwerking Autoriseren van contactpersonen voor aanvragen voor diplomatieke verzendingen
Rechtsgrond
    Toestemming betrokkene
Doel verwerking Het aanmelden van personen die als diplomatieke koerier fungeren en het afgeven van een immuniteitsverklaring op naam van de diplomatieke koerier.
Rechtsgrond
    Uitvoering overeenkomst

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Ge-autoriseerde 3W medewerkers van de Diplomatieke koeriersdienst
  • Buitenlandse autoriteiten die de immuniteitsverklaring controleren
  • Medewerkers van Copex belast met het transport van Diplomatieke verzendingen.
  • IPKD, Rijswijk (overheid, logistieke dienstverlener)

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur 3W
Postadres Postbus 20061
Den Haag
NEDERLAND