Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Werven, selecteren en aanstellen
Verwerkingsnummer 394
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Hoofddirectie Personeel en Organisatie

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Kandidaten die reageren op een vacature bij BZ
Persoonsgegevens
Soort gegevens naam, titulatuur, geslacht, geboortedatum en -plaats, adres, woonplaats, nationaliteit, telefoonnummer, e-mail, webprofiel, sollicitatievideo werkervaring / soort contract bij BZ en/of rijksoverheid, talenkennis, gegevens omtrent opleiding en loopbaan, functie waarop is gesolliciteerd, communicatie, status sollicitatie
Verzameldoel Werving en selectie interdepartementale en externe kandidaten voor een bij BZ opengestelde vacature.
Bewaartermijn kandidaat wordt gevraagd of cv 2 jaar in portefeuille mag worden gehouden
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens vanwerknaarwerk kandidaat
Verzameldoel Uitvoeren van rijksbreed vanwerknaarwerk beleid (vwnw)
Bewaartermijn 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens uitslag selectie assessment
Verzameldoel Werving en selectie interdepartementale en externe kandidaten voor een bij BZ opengestelde vacature
Bewaartermijn 3 jaar na onderzoek of assessment of totdat kandidaat is afgewezen
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
Betrokkene(n) Nieuwe personeelsleden BZ
Persoonsgegevens
Soort gegevens naam, geslacht, handtekening, keuze eed of belofte
Verzameldoel Aanstelling en beediging van nieuw personeelslid als ambtenaar conform Ambtenarenwet.
Bewaartermijn 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens naam, personeelsnummer, functie, afdeling, salarisschaal, vaste/tijdelijke aanstelling, duur van de aanstelling, afspraken over toeslagen en vergoedingen
Verzameldoel Aanstelling nieuw personeelslid conform Ambtenarenwet.
Bewaartermijn 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
Bron Betrokkene in overleg met leidinggevende
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens kopie ID op datum indiensttreding
Verzameldoel Vastlegging kopie ID ter uitvoering van de Wet op de loonbelasting
Bewaartermijn minimaal 5 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag conform Handboek Loonheffing 2018 van de Belastingdienst;
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens naam, geslacht, geboortedatum en -plaats, ID-type, ID-nummer, nationaliteit,
Verzameldoel Controle en vastlegging identiteit
Bewaartermijn 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
Bron van betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens contactgegevens opleidingsinstituut en begeleider BZ
Verzameldoel Begeleiden (proces) en aanstellen stagiaires
Bewaartermijn 7 jaar na einde contract
Bron Betrokkene in overleg met begeleiders
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens gegevens verzameld tijdens werving en selectie
Verzameldoel Starten personeelsdossier
Bewaartermijn 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Werving en selectie van interdepartementale en externe kandidaten voor een bij BZ opengestelde vacature
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Vervulling van vacatures
Doel verwerking Uitvoeren van rijksbreed vanwerknaarwerk beleid (vwnw)
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Bij organisatieveranderingen binnen de Rijksoverheid zorgen dat ambtenaren naar ander werk worden begeleid.
Doel verwerking Beoordelen of een kandidaat voldoet aan het normenkader voor Beginnend Beleidsmedewerker BZ (BBBZ)
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Selecteren op minimale kwaliteitseisen om het selectieproces op geschikte kandidaten te kunnen richten.
Doel verwerking Beediging van nieuw personeelslid als ambtenaar conform Ambtenarenwet.
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Aanstelling van nieuw personeelslid conform Ambtenarenwet.
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Controle en vastlegging identiteit
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Bedrijfsvoering
Doel verwerking Vastlegging kopie ID ter uitvoering van de Wet op de loonbelasting
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Begeleiden (proces) en aanstellen stagiaires
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Personeelsmanagement
Doel verwerking Starten personeelsdossier
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Personeelsmanagement

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Medewerkers van LTP en Elycio belast met assessments van kandidaten (M395) Alleen voor kandidaten die potentieel langer dan 2 jaar in dienst komen.
  • Medewerkers verwerker Tangram B.V. die TIS manager beheren.
  • Medewerkers Expertise Centrum Organisatie & Personeel (BZK/UBR/ECOP) die TIC beheren
  • Vacaturehouder, medewerkers en leden selectiecommisie die verantwoordelijk c.q. betrokken zijn bij het sollicitatietraject voor een bepaalde vacature.
  • Team Werving en Selectie (HDPO) die de vacaturehouder ondersteunen bij de werving en selectie van een kandidaat
  • De HR administratie van het Service Center (HDPO) belast met de vastlegging van kandidaten in BOSS
  • Housing en hosting van BOSS door Atos NL M450
  • HR Service Center belast met het opvragen en (tijdelijk) vastleggen van gegevens van nieuw personeel in HR Plaza M581, SSP M1368 en P-Direkt M354 (en IAM-IDM M250), Dit o.a. tbv de aanstelling en beediging.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Hoofddirectie Personeel en Organisatie
Postadres Postbus 20061
Den Haag
NEDERLAND