Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Financiële administratie SAP
Verwerkingsnummer 487
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Financieel Economische Zaken

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Debiteuren / crediteuren
Persoonsgegevens
Soort gegevens naam, adres, woonplaats, bankrekeningnummer,
Verzameldoel Om betalingen te kunnen uitvoeren, gelden te ontvangen, vorderingen in te stellen, en verantwoording te kunnen afleggen
Bewaartermijn 7 jaar in sap 11 jaar als management informatie
Bron kan verschillen
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) In SAP geautoriseerde BZ medewerkers
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, functie, inloggegevens, rollen en autorisaties in SAP
Verzameldoel Om actieve accounts te kunnen verstrekken aan medewerkers die met SAP moeten werken.
Bewaartermijn 7 jaar in SAP en 11 Jaar voor management informatie na de laatste handeling.
Bron HDPO (geen automatische koppeling maar een handmatige controle)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Het genereren van betaalopdrachten op basis van facturen, beschikkingen, contracten en declaraties
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Ten behoeve van het uitvoeren van betalingen
Doel verwerking Het vastleggen van ontvangsten en uitgaven ten behoeve van de directies en posten
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Voeren financiele administratie conform de comptabiliteitswet
Doel verwerking Het innen van vorderingen (zoals leges) ten behoeve van de directies en posten
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Het innen van vorderingen (zoals leges) ten behoeve van de directies en posten
Doel verwerking Verantwoording op grond van de Comptabiliteitswet en de begrotingswetten, waaronder het doen uitoefenen van accountantscontrole door de ADR en controles door de Rekenkamer
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Door FEZ geautoriseerde medewerkers van het ministerie van Financiën (ADR) die de betreffende gegevens in mogen zien
  • Atos NL en Atos India hebben het kader van de afgesproken dienstverlening toegang tot alle persoonsgegevens in SAP (M435)
  • Medewerkers FEZ/KT/CI belast met het functioneel beheer van SAP (waaronder het beoordelen van autorisatieaanvragen, M446)
  • Ministerie I&W als bewerker, medewerkers DCI belast met het autoriseren van BZ-medewerkers in SAP
  • RSO's / FZ cluster belast met de financiele administratie voor de betreffende posten
  • Medewerkers FEZ / FSO belast met de financiele administratie voor de directies

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Atos
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen?

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Financieel Economische Zaken
Postadres Postbus 20061
Den Haag
NEDERLAND