Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking In gesprek met BZ
Verwerkingsnummer 5199
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Communicatie

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Studenten (als bezoekers v/h departement)
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, geboortedatum, eventueel nationaliteit, aankomsttijd, vertrektijd, locatie waar ze binnen het departement naar toe gaan. Zie ook bijlage, verwerking M1832 - Verwerkingsregister BZK.
Verzameldoel Om een bezoek te brengen aan BZ en in gesprek te gaan met de juiste vertegenwoordigers van het departement. Daarnaast ook registratie van bezoekers om het gebouw te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang.
Bewaartermijn Direct na het bezoek worden de gegevens van de groep vernietigd. Alleen de gegevens van de aanvrager worden bewaard inlcusief reden van bezoek en additionele informatie. De registratie van het bezoek door FMH wordt zes maanden bewaard.
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
Betrokkene(n) Medewerker BZ
Persoonsgegevens
Soort gegevens Vult nav het bezoek een evaluatie in. Naam en directie zijn bekend.
Verzameldoel Evalueren van het bezoek en leren van eerder opgedane ervaringen.
Bewaartermijn 5 jaar.
Bron Via leidinggevenden worden medewerkers gevraagd om te participeren. In enkele gevallen worden medewerkers rechtstreeks benaderd.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) De 'aanvrager', de persoon die het bezoek aanvraagt voor een grotere groep. Vaak is dit een decaan, studiebegeleider of bestuurder van een studievereniging.
Persoonsgegevens
Soort gegevens Van de aanvrager wordt het mailadres en telefoonnummer vastgelegd.
Verzameldoel Voorbereiding voor een bezoek aan BZ.
Bewaartermijn zes maanden
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Studenten kunnen zich aanmelden voor een bezoek of gesprek met een vertegenwoordiger van BZ met als doel om meer kennis te vergaren van het werken bij BZ.
Rechtsgrond
    Toestemming betrokkene

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • FMH krijgt de digitale aanvraag voor catering en logistiek. Zie ook M1838 uit het verwerkingsregister van BZK. Deze gegevens worden 7 jaar bewaard.
  • Beveiliging departement
  • Coordinator Programma In Gesprek met BZ

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Communicatie
Postadres Postbus 20061
Den Haag
NEDERLAND

Verwerking is uitbesteed aan ("verwerker")

Naam Binennlandse Zaken en Koninkrijksrelaties - FMH
Bezoekadres Turfmarkt 147
Den Haag
NEDERLAND
Postadres Postbus 20011
Den Haag
NEDERLAND