Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Klachtbehandeling
Verwerkingsnummer 519
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Juridische Zaken
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur-Generaal Politieke Zaken
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur-Generaal Internationale Samenwerking
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur-Generaal Europese Samenwerking
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur-Generaal Buitenlandse Economische Betrekkingen
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directie Ondersteuning Bestuur (DOB)

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Indiener van de klacht
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, adres, woonplaats, email, telefoon, andere persoonsgegevens opgenomen in de klacht
Verzameldoel Behandelen van klachten zoals bedoeld in hoofdstuk 9 van de Awb.
Bewaartermijn Berichten in de klachten-inbox van DJZ/NR worden gedurende een jaar bewaard na de laatste correspondentie in een bepaalde zaak. De behandelend DG zorgt voor archivering van de documenten van de klachtafhandeling
Bron Betrokkene (eventueel via de Nationale ombudsman)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Medewerker waarop de klacht betrekking heeft
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, functie, email, andere persoonsgegevens opgenomen in de klacht.
Verzameldoel Behandelen van klachten zoals bedoeld in hoofdstuk 9 van de Awb.
Bewaartermijn Beichten in de klachten-inbox van DJZ/NR worden gedurende een jaar bewaard na de laatste correspondentie in een bepaalde zaak. De behandelend DG zorgt voor archivering van de documenten van de klachtafhandeling.
Bron Betrokkene (eventueel via de Nationale ombudsman).
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Behandelen van klachten zoals bedoeld in hoofdstuk 9 van de Awb.
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Medewerkers van BZ die betrokken zijn bij de behandeling van de klacht.
  • Medewerkers van de Nationale ombudsman die betrokken zijn bij de behandeling van de klacht.
  • Medewerker HDPO (AR) die adviseren over een klacht van een medewerker.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Juridische Zaken
Postadres Postbus 20061
Den Haag
NEDERLAND
Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur-Generaal Politieke Zaken
Postadres Postbus 20061
Den Haag
NEDERLAND
Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur-Generaal Internationale Samenwerking
Postadres Postbus 20061
Den Haag
NEDERLAND
Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur-Generaal Europese Samenwerking
Postadres Postbus 26001
Den Haag
NEDERLAND
Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur-Generaal Buitenlandse Economische Betrekkingen
Postadres Postbus 26001
Den Haag
NEDERLAND
Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directie Ondersteuning Bestuur (DOB)
Postadres Postbus 26001
Den Haag
NEDERLAND

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • Alle onderdelen van het Ministerie van BZ kunnen een klacht ontvangen, de DG waarbinnen een klacht wordt ontvangen en behandeld is de verantwoordelijke voor de persoonsgegevens. DJZ/NR beheert een klachteninbox alwaar burgers klachten kunnen indienen en die ook door de Nationale ombudsman wordt gebruikt voor communicatie met BZ. In de inbox ontvangen klachten worden uitgezet bij de DG die het aangaat.