Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Leeromgeving Academie voor Internationale Betrekkingen
Verwerkingsnummer 551
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Hoofddirectie Personeel en Organisatie

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers BZ
Persoonsgegevens
Soort gegevens naam, email, telefoonnummer, inhoud van de vraag + antwoord
Verzameldoel Beantwoorden van vragen op het gebied van leeradvies via dienstpostbus academie@minbuza.nl
Bewaartermijn e-mail wordt meteen omgezet naar een SSP-Ticket en daarna verwijderd uit de dienstpostbus. De bewaartermijn van een ticket is 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag.
Bron Betrokkene en medewerker AIB
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens Persoonsoort, Directie/afdeling, Accountstatus, Datum uitdienst, Personeelsnummer, Voornaam, Achternaam, e-mailadres, Pinsnummer
Verzameldoel Toegangsbeheer leeromgeving
Bewaartermijn Tot einde dienstverband BZ + 6 maanden
Bron via handmatige upload van export uit IDM M250
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens geplande en gevolgde leeractiviteiten (onderwerp, datum, cijfer, vorm), status leerpad, interesse- en wachtlijst, evaluatie
Verzameldoel Inschrijven voor een leeractiviteit en het eventueel wijzigen of annuleren, en het (optioneel) versturen van notificaties; Inzicht geven in de leerhistorie van medewerkers.
Bewaartermijn Tot einde dienstverband BZ + 6 maanden
Bron Betrokkene legt zelf de inschrijvingen vast
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens privé email
Verzameldoel Versturen notificaties (optioneel)
Bewaartermijn Tot einde levenscyclus Class/Moodle
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens naam, afdeling, telefoonnummer
Verzameldoel Inschrijven voor een leeractiviteit
Bewaartermijn Tot einde dienstverband BZ + 6 maanden
Bron via handmatige upload van export uit IDM M250
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens portfolio leeractiviteiten
Verzameldoel Inzicht geven aan leidinggevenden in de leeractiviteiten van zijn medewerkers.
Bewaartermijn Tot einde dienstverband BZ + 6 maanden
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens geboortedatum, geboorteplaats
Verzameldoel Verstrekken of verlengen van een certificaat
Bewaartermijn Tot einde dienstverband BZ + 6 maanden
Bron via handmatige upload van export uit IDM M250
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Trainers
Persoonsgegevens
Soort gegevens naam, e-mailadres, organisatiegegevens van de trainer, foto (optioneel)
Verzameldoel Informeren van potentiele deelnemers aan de leeractiviteit
Bewaartermijn Tot einde (raam)overeenkomst met de leverancier.
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
Betrokkene(n) Niet-BZ medewerkers (tijdelijke accounts)
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, e-mailadres
Verzameldoel Toegangsbeheer leeromgeving
Bewaartermijn 6 maanden na laatste inlog
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens geboortedatum, geboorteplaats
Verzameldoel Verstrekken of verlengen van een certificaat
Bewaartermijn 6 maanden na laatste inlog
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens geplande en gevolgde leeractiviteiten (onderwerp, datum, cijfer, vorm), status leerpad, interesse- en wachtlijst, evaluatie
Verzameldoel Inschrijven voor een leeractiviteit en het eventueel wijzigen of annuleren, en het (optioneel) versturen van notificaties; Inzicht geven in de leerhistorie van medewerkers.
Bewaartermijn 6 maanden na laatste inlog
Bron Betrokkene legt zelf de inschrijvingen vast
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens naam, afdeling, telefoonnummer, naam leidinggevende, e-mailadres leidinggevende, factuurgegevens
Verzameldoel Inschrijven voor een leeractiviteit Informeren en vragen van goedkeuring aan leidinggevende
Bewaartermijn 6 maanden na laatste inlog
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens naam, email, telefoonnummer, inhoud van de vraag + antwoord
Verzameldoel Beantwoorden van vragen op het gebied van leeradvies via dienstpostbus academie@minbuza.nl
Bewaartermijn e-mail wordt meteen omgezet naar een SSP-Ticket en daarna verwijderd uit de dienstpostbus. De bewaartermijn van een ticket is 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag.
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens portfolio leeractiviteiten
Verzameldoel Inzicht geven in de leerhistorie van medewerkers. Inzicht geven aan leidinggevenden in de leeractiviteiten van zijn medewerkers
Bewaartermijn 6 maanden na laatste inlog
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Beantwoorden van vragen op het gebied van leeradvies via mailbox academie@minbuza.nl
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Goed werkgeverschap
Doel verwerking Toegangsbeheer leeromgeving
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Voorkomen ongeoorloofde toegang
Doel verwerking Inschrijven voor een leeractiviteit en het eventueel wijzigen of annuleren, en het hierover (optioneel, met toestemming) versturen van notificaties
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Goed werkgeverschap
Doel verwerking Informeren en vragen van goedkeuring aan leidinggevende
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Personeelsmanagement
Doel verwerking Hosting leeromgeving
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Beschikken over stabiele IT omgeving
Doel verwerking Informeren potentiele deelnemers over een bepaalde leeractiviteit.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Goed werkgeverschap
Doel verwerking Inzicht geven in de leerhistorie van medewerkers.
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Personeelsmanagement
Doel verwerking Verstrekken of verlengen van een certificaat
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Om vast te stellen dat een certificaat op naam van de juiste persoon wordt gesteld.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Medewerkers AIB aan wie de rol Centraal Functioneel Beheer is toegekend voor het samenstellen van management informatie op afdelingsniveau.
  • Iedere medewerker heeft via mijn AIB toegang tot zijn geplande en gevolgde leeractiviteiten en kan zelf een portfolio toevoegen. De medewerker bepaalt zelf of de leidinggevende of ander gebruikers het profiel mogen zien.
  • Externe leveranciers van opleidingen ontvangen inschrijvingslijsten M863
  • Medewerkers AIB belast met het functioneel applicatiebeheer (waaronder het autorisatiebeheer) van Class Moodle
  • Medewerkers XS4ALL belast met de hosting van Class Moodle
  • Iedere medewerker zorgt zelf dat de gevolgde opleidingen en behaalde resultaten in P-Direkt worden opgenomen M354
  • Leidinggevenden ontvangen verzoeken om toestemming te geven voor een inschrijving en kunnen toegang hebben tot de leerhistorie en het portfolio van hun medewerkers
  • Medewerkers Conclusion belast met het technisch applicatiebeheer

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Hoofddirectie Personeel en Organisatie
Postadres Postbus 20061
Den Haag
NEDERLAND

Verwerking is uitbesteed aan ("verwerker")

Naam Employee Performance Group B.V. (Conclusion B.V.)
Bezoekadres Herculesplein 80
Utrecht
NEDERLAND
Postadres Postbus 85030
Utrecht
NEDERLAND

Verwerking is uitbesteed aan ("verwerker")

Naam XS4ALL Internet B.V. (subbewerker)
Bezoekadres Teleportboulevard 121
Amsterdam
NEDERLAND
Postadres Postbus 1848
Amsterdam
NEDERLAND

Verwerking is uitbesteed aan ("verwerker")

Naam Bex Communicatie
Bezoekadres Piuslaan 70 A
Eindhoven
NEDERLAND

Verwerking is uitbesteed aan ("verwerker")

Naam Capgemini
Bezoekadres Reykjavikplein 1
Utrecht
NEDERLAND
Postadres Postbus 2575
Utrecht
NEDERLAND

Verwerking is uitbesteed aan ("verwerker")

Naam Stichting Nederlands Instituut voor Internationale Betrekkingen "Clingendael"
Bezoekadres Clingendael 7
Den Haag
NEDERLAND
Postadres Postbus 93080
Den Haag
NEDERLAND

Verwerking is uitbesteed aan ("verwerker")

Naam Goodhabitz BV
Bezoekadres Willemstraat 1
Eindhoven
NEDERLAND

Verwerking is uitbesteed aan ("verwerker")

Naam IBI - Intercultural Business Improvement BV
Bezoekadres Van Hengellaan 2
Hilversum
NEDERLAND

Verwerking is uitbesteed aan ("verwerker")

Naam Universiteit Leiden - Leiden Islam Academy
Bezoekadres Matthias de Vrieshof 1 kamer 102b

NEDERLAND
Postadres Postbus 9515
Leiden
NEDERLAND

Verwerking is uitbesteed aan ("verwerker")

Naam Savant Learning Partners
Bezoekadres Vondellaan 10
Utrecht
NEDERLAND

Verwerking is uitbesteed aan ("verwerker")

Naam Ardis Opleidingen BV
Bezoekadres Nieuwe Parklaan 105
Den Haag
NEDERLAND

Verwerking is uitbesteed aan ("verwerker")

Naam Tele'train
Bezoekadres Paasheuvelweg 1
Amsterdam
NEDERLAND

Verwerking is uitbesteed aan ("verwerker")

Naam BZK / SSC-ICT (Beheerder Outlook/Exchange & SSP)
Bezoekadres Koningskade 4
Den Haag
NEDERLAND

Verwerking is uitbesteed aan ("verwerker")

Naam Atos (Beheerder 247Plaza)
Bezoekadres Burgemeester Rijnderslaan 30
Amstelveen
NEDERLAND