Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Aanvraag subsidies in het internationale cultuurbeleid
Verwerkingsnummer 7169
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur-Generaal Europese Samenwerking

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Aanvrager van subsidie
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, adres organisatie, e-mailadres, telefoonnummer, reden van aanvraag, bankrekeningnummer organisatie.
Verzameldoel Bij de aanvraag van subsidie: na afronding aanvraag wordt aanvraag gearchiveerd in Sophia. Daarna wordt goedgekeurde subsidie aanvraag verwijderd uit het systeem. Rapportage jaarlijks richting Tweede Kamer. Niet goed gekeurde verwerkingen blijven in het systeem staan om managementinformatie te verkrijgen.
Bewaartermijn 10 jaar.
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Medewerker op de post
Persoonsgegevens
Soort gegevens naam en mailadres
Verzameldoel Verwerken van de aanvraag.
Bewaartermijn Zo lang medewerker op de post werkt met het eportaal - daarna account verwijderd.
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Aanvragen van subsidies in het internationale cultuurbeleid.
Rechtsgrond
    Taak van algemeen belang

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Proces; medewerker post en eindverantwoordelijk v/d post ondertekenen aanvraag. Sturen een scan naar RSO / FSO naar dienstpostbus. RSO / FSO voor het overmaken van de subsidie - maar kunnen niet in ePortaal. Gebeurt buiten het systeem om via Outlook en keren vervolgens de subsidie uit.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur-Generaal Europese Samenwerking
Postadres Postbus 26001
Den Haag
NEDERLAND