Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Werven, selecteren en inhuren
Verwerkingsnummer 7640
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Hoofddirectie Personeel en Organisatie

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Kandidaten met een arbeidsbeperking
Persoonsgegevens
Soort gegevens naam, woonplaats, opleiding, werkervaring, CV, hobby's en interesses
Verzameldoel Werven en selecteren van personeel met afstand tot de arbeidsmarkt ter uitvoering van de Participatiewet.
Bewaartermijn 1 maand indien afgewezen
Bron Leveranciers gespecialiseerd in de bemiddeling van arbeidsbeperkte kandidaten.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens BSN
Verzameldoel Controleren of een sollicitant voorkomt in het doelgroepregister van het UWV (art.39d lid 7 Wfsv / Wet Banenafspraak en quotumheffing)
Bewaartermijn 1 maand indien afgewezen
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Gegevens over gezondheid
Betrokkene(n) Geselecteerde kandidaten met een arbeidsbeperking
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, adres, woonplaats, geboortedatum -plaats, telefoon, email, VOG, burgerlijke stand, diploma's en certificaten
Verzameldoel vastleggen in de systemen. Hiernaast staan de namen ook op facturen of in de bijlagen daarvan.
Bewaartermijn 7 jaar na einde contract
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens BSN
Verzameldoel invoer in P-Direkt / uitvoeren Participatiewet
Bewaartermijn 7 jaar na einde contract
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens de arbeidsbeperking en/of culturele achterstand
Verzameldoel inzet in organisatie
Bewaartermijn 7 jaar na einde contract
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Gegevens over gezondheid
Betrokkene(n) Kandidaten externe inhuur
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, adres, woonplaats, leverancier, ID gegevens, nr, datum afgifte /verloop, VOG, geheimhoudingsverklaring ja/nee, soort contract, contractduur, tarief/salarisschaal waar dit op is gebaseerd, formatieplaats, leidinggevende
Verzameldoel Selecteren van uitzendkrachten en externe gedetacheerden, waaronder controle van de Flexwet
Bewaartermijn 3 jaar na aanstelling (controle Flexwet)
Bron betrokkene, vacaturehouder
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens naam, titulatuur, geslacht, geboortedatum en -plaats, adres, woonplaats, nationaliteit, telefoonnummer, e-mail, webprofiel, sollicitatievideo werkervaring / soort contract bij BZ en/of rijksoverheid, talenkennis, gegevens omtrent opleiding en loopbaan, functie waarop is gesolliciteerd, communicatie, status sollicitatie.
Verzameldoel Werven externe kandidaten voor een bij BZ opengestelde vacature.
Bewaartermijn vernietigd na de selectieprocedure.
Bron Betrokkene/ vacaturehouder
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
Betrokkene(n) Extern ingehuurde medewerkers
Persoonsgegevens
Soort gegevens naam, geslacht, geboortedatum en -plaats, ID-type, ID-nummer, nationaliteit,
Verzameldoel Controle en vastlegging identiteit. Daarnaast staan de namen ook op facturen of in de bijlagen daarvan.
Bewaartermijn 7 jaar na einde contract
Bron van betrokkene, personeelsnummer wordt aangemaakt in P-Direkt
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens Naam, advies over (dis)functioneren en herinzet bij BZ
Verzameldoel Werven en selecteren van uitzendkrachten en externe gedetacheerden
Bewaartermijn 2 jaar na einde contract
Bron Leidinggevende van de directie/afdeling van BZ waar betrokkene heeft gewerkt
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Gegevens over gezondheid

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Werven en selecteren van personeel met afstand tot de arbeidsmarkt ter uitvoering van de Participatiewet.
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Werven en selecteren van uitzendkrachten en externe gedetacheerden
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: vervullen vacatures
Doel verwerking Controleren of een sollicitant voorkomt in het doelgroepregister van het UWV (art.39d lid 7 Wfsv / Wet Banenafspraak en quotumheffing)
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Controle en vastlegging identiteit
Rechtsgrond
    Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Bedrijfsvoering

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Medewerkers Unit Externe inhuur/HDPO
  • Leidinggevende waar de medewerker wordt ingezet wordt op de hoogte gebracht dat het gaat om iemand met een arbeidsbeperking
  • P-Direkt -> IDM-IAM M250
  • Housing en hosting van People Inc door Atos
  • Medewerkers verwerker People Inc. (P&A Software) B.V. die software op locatie beheren.
  • Housing en hosting van SharePoint (HR Plaza) door Atos (M581)
  • FEZ SAP Inkoop en contractmanagement M439

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Hoofddirectie Personeel en Organisatie
Postadres Postbus 20061
Den Haag
NEDERLAND