Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Civiele missies experts en verkiezingswaarnemers
Verwerkingsnummer 7786
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur 3W

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Sollicitanten / kandidaten Verkiezingswaarnemers en Civiele missies
Persoonsgegevens
Soort gegevens Sollicitant registratie: - Geslacht - Titulatuur - Voorletters - Tussenvoegsels - Achternaam - Roepnaam - Geboortedatum - Geboorteplaats - Burgerlijke staat - Nationaliteit - Eventuele tweede nationaliteit - Contactgegevens (telefoon, e-mail) - Adres - Paspoortgegevens - Vakgebied - Regio-ervaring - Landenkennis - Opleidingen - Relevante trainingen en cursussen - Talenkennis - Werkervaring - CV
Verzameldoel Voor DVB en DSH onderhoudt 3W/PB/VWT een bestand van gekwalificeerde civiele experts. Deze civiele experts worden geworven, doorlopen een selectieprocedure en worden bij een positief advies in het bestand opgenomen. Vervolgens krijgen deze experts functies aangeboden en bij een positieve match worden deze experts voorgedragen bij de internationale organisatie en bij acceptatie stelt 3W/PB/VWT de arbeidsvoorwaarden voor en maakt de arbeidsovereenkomst.
Bewaartermijn Op het sollicitatieformulier hebben sollicitanten de keuze (moeten zij aangeven d.m.v. vinkje) tussen 3 maanden of 1 jaar dat zij willen dat hun gegevens bewaard mogen worden. Doordat dit vinkje wordt aangeklikt verschijnt er automatisch een workflowstap in de database van 3W om kandidaten volledig te anonimiseren of te verwijderen. Sollicitanten kunnen tevens via het account dat ze hebben aangemaakt bij de sollicitatie de opdracht geven het dossier te verwijderen.
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens Kandidaat registratie: Nadat sollicitant positief is beoordeeld worden diens gegevens opgenomen als kandidaat en aangevuld met gespreksverslag van de sollicitatie en het assessmentverslag Ook het aanbieden van functies en de reacties van kandidaat worden bewaard in het dossier in BoSS
Verzameldoel Voor DEU onderhoudt 3W/PB/VWT een bestand van gekwalificeerde verkiezings.. lees verder bij doel(en) van verwerkingen. Voor DVB en DSH onderhoudt 3W/PB/VWT een bestand van gekwalificeerde (...) lees verder bij doel(en) van verwerkingen.
Bewaartermijn Op het sollicitatieformulier hebben sollicitanten de keuze (moeten zij aangeven d.m.v. vinkje) tussen 3 maanden of 1 jaar dat zij willen dat hun gegevens bewaard mogen worden. Doordat dit vinkje wordt aangeklikt verschijnt er automatisch een workflowstap in de database van 3W om kandidaten volledig te anonimiseren of te verwijderen. Sollicitanten kunnen tevens via het account dat ze hebben aangemaakt bij de sollicitatie de opdracht geven het dossier te verwijderen.
Bron 3W ontvangt van verwerkers (Eduquest en LTP) de verslagen / rapporten
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens Tijdens de uitzending - Naam functie - Ontvangende organisatie - Standplaats - Startdatum - Einddatum - Salarisschaal - Eventueel naam en werkadres werkgever bij een detachering vanuit J&V. Aangevuld met gespreksverslagen (voortgangsgesprek met 3W, herhalingsassessment + advies BMW)
Verzameldoel Zorgplicht van de werkgever jegens de betrokkene betekent dat kandidaat uitdrukkelijk in beeld blijft. Er vinden voortgangsgesprekken plaats, betrokkene regelmatig opnieuw voor assessment gestuurd en hij/zij heeft regulier contact met BMW in geval van een uitzending naar hoog risico landen.
Bewaartermijn Civiele experts die zijn opgenomen in het bestand voor de periode van 3 jaar. Worden ze binnen deze 3 jaar uitgezonden dan wordt deze termijn verlengd naar 7 jaar. De zittingstermijn van het verkiezingswaarnemersbestand is 5 jaar. Deze termijn wordt aangehouden om alle waarnemers een kans te geven daadwerkelijk op uitzending te kunnen gaan.
Bron rapporten, verslagen en advies van verwerkers en BMW
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Gegevens over gezondheid

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Voor DVB en DSH onderhoudt 3W/CMV een bestand van gekwalificeerde civiele experts. Deze civiele experts worden geworven, doorlopen een selectieprocedure en worden bij een positief advies in het bestand opgenomen. Vervolgens krijgen deze experts functies aangeboden en bij een positieve match worden deze experts voorgedragen bij de internationale organisatie en bij acceptatie stelt 3W/PB/VWT de arbeidsvoorwaarden op en maakt de arbeidsovereenkomst.
Rechtsgrond
    Uitvoering overeenkomst
Doel verwerking Voor DEU onderhoudt 3W/PB/VWT een bestand van gekwalificeerde verkiezingswaarnemers. Deze verkiezingswaarnemers worden geworven, doorlopen een selectieprocedure en worden bij een positief advies in het bestand opgenomen. Vervolgens krijgen deze verkiezingswaarnemers functies aangeboden en bij een positieve match worden deze experts voorgedragen bij de internationale organisatie en bij acceptatie stelt 3W/PB/VWT de arbeidsvoorwaarden op en maakt de arbeidsovereenkomst.
Rechtsgrond
    Uitvoering overeenkomst

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Medewerkers 3W/CMV
  • Internationale organisaties: Verenigde Naties, Europese Unie

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Verenigde Naties, Europese Unie
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen?

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur 3W
Postadres Postbus 20061
Den Haag
NEDERLAND