Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Visumaanvragen Schengen
Verwerkingsnummer 7790
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Consulaire Zaken en Visumbeleid
  • De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze het Hoofd Consulaire Service Organisatie

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Visumaanvrager
Persoonsgegevens
Soort gegevens Familienaam, voornamen, woonadres, geslacht,nationaliteit, geboortedatum, geboorteplaats, reisdocumentnummer, burgerlijke staat, werkgever, V-nummer, reisgegevens, financiele gegevens, handtekening, relatie referent tot aanvrager
Verzameldoel Behandelen van visumaanvragen voor Schengen op grond van de Visumcode (Verordening (EG) nr. 810/2009)
Bewaartermijn Afgewezen visum (bewaartermijn 5 jaar) en verstrekt visum (bewaartermijn 3 jaar).
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens vingerafdrukken
Verzameldoel Unieke identificatie van de visumaanvrager
Bewaartermijn na verzending (naar biometrie server) directe verwijdering (fire&forget) indien niet verzonden max. 10 dagen in het aanvraagstation.
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens reisdocument
Verzameldoel Behandelen van visumaanvragen voor Schengen op grond van de Visumcode (Verordening (EG) nr. 810/2009)
Bewaartermijn na toekenning/afwijzing visumaanvraag wordt het reisdocument geretourneerd
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens foto
Verzameldoel Behandelen van visumaanvragen voor Schengen op grond van de Visumcode (Verordening (EG) nr. 810/2009)
Bewaartermijn afgewezen visum (bewaartermijn 5 jaar) en verstrekt visum (bewaartermijn 3 jaar).
Bron Betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon
Betrokkene(n) Referent visumaanvrager
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, adres, woonplaats, voornamen, geslacht, relatie referent tot aanvrager
Verzameldoel Behandelen van visumaanvragen voor Schengen op grond van de Visumcode (Verordening (EG) nr. 810/2009)
Bewaartermijn afgewezen visum (bewaartermijn 5 jaar) en verstrekt visum (bewaartermijn 3 jaar).
Bron via de visumaanvrager
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Soort gegevens Financiële gegevens
Verzameldoel Behandelen van visumaanvragen voor Schengen op grond van de Visumcode (lees verder bij doel(en) van verwerkingen).
Bewaartermijn afgewezen visum (bewaartermijn 5 jaar) en verstrekt visum (bewaartermijn 3 jaar).
Bron Via de visumaanvrager
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Behandelen van visumaanvragen voor Schengen- gebied en verder op grond van de Visumcode (Verordening (EG) nr. 810/2009) en vastlegging in de VIS databank op grond van VIS Verordening (EG) nr. 767/2008
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Toetsing aan de fundamentele Schengen-criteria.
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Proces van visumverlening effectief, efficient en rechtmatig laten verlopen
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting
Doel verwerking Unieke identificatie van de visumaanvrager in de vreemdelingenketen.
Rechtsgrond
    Wettelijke verplichting

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Daartoe bevoegde medewerkers CSO
  • Front offices ambassades belast met het vastleggen van de visumaanvraag in NVIS, afnemen vingerafdrukken en verzenden van het aanvraagformulier en paspoort naar CSO.
  • Externe dienstverleners (EDV's) belast met het innemen van de visumaanvraag, afnemen vingerafdrukken en verzenden van het aanvraagformulier en paspoort naar CSO.
  • Daartoe bevoegde medewerkers RSO
  • Verwerker DHL belast met het verzenden van de aanvragen en paspoorten.
  • Het Europees Visum Informatie Systeem (EU VIS): een centrale voorziening, onder de verantwoordelijkheid van de Europese Commissie, voor het in Schengenverband registreren en beschikbaarstellen van persoonsgegevens en biomaterische gegevens van personen en hun aanvragen voor een kortdurend visum voor verblijf in Schengengebied.
  • Verwerker Capgemini India belast met het beschikbaar stellen, onderhouden en ontwikkelen van NVIS (BZ).
  • Verwerker Atos voor applicatiediensten met betrekking tot de BZ Analyse Omgeving (BAO) (M450)
  • NVIK (Nationaal Vreemdelingen Informatie Knooppunt) van de Nationale politie: een beperkte set gegevens wordt verstrekt aan het NVIK, vastgelegd in een convenant.
  • Daartoe bevoegde medewerkers DCV
  • Bevoegde autoriteiten in de vreemdelingenketen: IND.
  • Justid (informatiedienst van Justitie)
  • De Basisvoorziening Vreemdelingen (BVV): een centrale voorziening voor de vreemdelingenketen voor het ketenbreed beschikbaar stellen van persoons-en verwijsgegevens van de vreemdelingen die door de ketenpartners volgens een vastgestelde werkwijze (PIL) zijn geidentificeerd en geregistreerd.
  • De autoriteiten van andere Schengenlanden, voortvloeiend uit de verplichtingen vastgesteld in de Schengenbepaling en van de Schengenuitvoeringsovereenkomst.
  • Aan Nederlandse autoriteiten die als gevolg van wettelijke taken en uit de schengenverplichting dat de nationale veiligheid moet worden getoetst bij de visumverlening, zijn betrokken.
  • Verwerker VX Company

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? BZ geeft niet actief de persoonsgegevens door; de visumaanvragen worden juist gedaan buiten Nederland, op een ambassade of bij een externe dienstverlener. Het gaat dus om alle derde landen (dus landen buiten de EU) waar een visumaanvraag wordt inged
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen?

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze de Directeur Consulaire Zaken en Visumbeleid
Postadres Postbus 20061
Den Haag
NEDERLAND
Naam De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze het Hoofd Consulaire Service Organisatie
Bezoekadres Schedeldoekshaven 101
Den Haag
NEDERLAND

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • De Minister van BuZa is beleidsverantwoordelijke voor Schengenvisa. Deze verantwoordelijkheid is gemandateerd aan de directeur DCV. De Chef de Poste (CdP, ambassadeur) is verantwoordelijke voor de inname en registratie van visumaanvragen en verzending per post. Het hoofd van de CSO is de verantwoordelijk voor het behandelen/beoordelen van aanvragen en de verzending terug een ambassade of consulaat in het buitenland of naar een externe dienstverlener (EDV).