Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Beantwoorden vragen van burgers
Verwerkingsnummer 107
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Communicatie
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Communicatie
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Burgers die een brief of e-mail sturen
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, adres, woonplaats (NAW) e-mail adres en de inhoud van de brief of e-mail.
Verzameldoel Tijdige beantwoording van vragen van burgers (e-mail burger en burgerbrief overig) door het kerndepartement en doorgeleiding naar overige onderdelen en andere ministeries. Opgelegd doel van Tweede Kamer (sinds 2012) is minimaal 80% tijdige beantwoording per jaar.
Bewaartermijn De bewaartermijn voor burgerbrieven is in principe 5 jaar. Uiteindelijk bepaalt de verantwoordelijke hoe lang de burgerbrieven worden bewaard en daarna gearchiveerd op een wijze waarop de gegevens raadpleegbaar zijn. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: De Nationale Ombudsman geeft in haar rapportages over burgerbrieven geen vormeisen voor burgerbrieven maar als een burger geen e-mail correspondentie adres of telefoonnummer geeft dan is het beantwoorden een onmogelijkheid geworden en kunnen we het alleen ter kennisname behandelen.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Tijdige beantwoording van vragen van burgers (e-mail burger en burgerbrief overig) door het kerndepartement en doorgeleiding naar overige onderdelen en andere ministeries. Opgelegd doel van Tweede Kamer (sinds 2012) is minimaal 80% tijdige beantwoording per jaar.
Rechtsgrond
  • Taak van algemeen belang

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Behandelaars van brieven en emails - Centrale Unit Burgerpost (Ministerie EZK, Directie Communicatie/CUB)
  • Behandelaars van brieven en emails bij alle directies binnen het kerndepartement van ministerie EZK/LNV (M138 Behandelen digitale documenten)
  • Behandelaars van brieven en emails buiten het kerndepartement en buiten het ministerie van EZK/LNV
  • Ministerie EZK Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening belast met toepassen Archiefwet (M271)
  • Ministerie EZK Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting / Functioneel beheer en Regie belast met het functioneel beheer van DoMuS
  • DICTU belast met het technisch applicatiebeheer van DoMuS.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Communicatie
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Communicatie
Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • De Centrale Unit Burgerpost (CUB) bij de directie Communicatie behandelt het grootste deel van de brieven en emails en is daarvoor de verantwoordelijke. De andere Directies binnen het kerndepartement EZK/LNV zijn de verantwoordelijke voor de brieven en emails die aan hen ter beantwoording worden doorgezet.