Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Personeelsadministratie P-Direkt
Verwerkingsnummer 1119
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur van het Centraal Planbureau

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers in dienst van het CPB
Persoonsgegevens
Soort gegevens naam, adres, woonplaats, e-mail, telefoonnummer, eventueel naa
Verzameldoel Communicatie met personeelslid
Bewaartermijn Conform wettelijke termijn maximaal 7 jaar. Daarna wordt beslist de verantwoordelijke of de gegevens verwijderd kunnen worden.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens Gegevens met betrekking tot dienstbetrekking, soort contract, functie, verlof, ziekteverzuim, vergoedingen, toeslagen, gratificaties, declaraties, inhoudingen, loonbeslag, internationale plaatsing/voorzieningen, bankrekeningnummer
Verzameldoel Berekenen, vaststellen en betalen van salarissen, vergoedingen, belastingen en premies. Dit ter uitvoering van Reglement Dienst Buitenlandse Zaken (RDBZ) en en Dienst Buitenlandse Zaken Voorzieningenstelsel (DBZV) en de Nederlandse fiscale wet-en regelgeving.
Bewaartermijn invullen op basis van bsd Mens en Werk
Bron Van betrokkene en genereerde gegevens. Ook inhoudingen als M508
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens naam, geslacht, geboortedatum en -plaats, ID-type, ID-nummer, nationaliteit, BSN, kopie ID op datum indiensttreding, RIN
Verzameldoel Controle en vastlegging identiteit onder andere ter uitvoering van de Wet op de loonbelasting
Bewaartermijn invullen op basis van bsd Mens en Werk
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens Verslagen gesprekscyclus, gegevens met betrekking tot gevolgde opleidingen, cursussen en trainingen, behaalde diploma's, certificaten, cijferlijsten
Verzameldoel Evaluatie (functioneren en beoordeling) en ontwikkeling personeel
Bewaartermijn invullen op basis van bsd Mens en Werk
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens Reden beëindiging dienstbetrekking: vrijwillig/onvrijwillig ontslag, pensionering, overlijden; gegevens met betrekking tot de aanspraken en gemaakte afspraken
Verzameldoel Bij beëindiging dienstbetrekking nakomen van aanspraken op pensioen, uitkeringen of suppletie
Bewaartermijn invullen op basis van bsd Mens en Werk maar de verwerkersverantwoordelijke bepaald wat er met deze gegevens gebeurd.
Bron Leidinggevende in overleg met betrokkene
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens Gegevens met betrekking tot aanstelling, plaatsing, bevordering, arbeidstijd, verlof, internationale plaatsing, VGB en Clearances
Verzameldoel Personeelsmanagement en planning werkzaamheden
Bewaartermijn invullen op basis van bsd Mens en Werk
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Medewerkers van het CPB met een niet-ambtelijke aanstelling (met name stagiaires).
Persoonsgegevens
Soort gegevens aanschrijfnaam, woonadres, privé telefoonnummer, verpleegadres, noodcontact, correspondentieadres, privé emailadres (tbv verzending jaaropgaaf)
Verzameldoel Communicatie met medewerker.
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html. Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Betrokkene als leidinggevende.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Er zijn situaties waarin de medewerker bereikbaar moet zijn voor de werkgever. Als daar niet aan wordt voldaan kan dat (rechtspositionele) gevolgen hebben (het niet bereikbaar zijn kan beoordeeld worden als ongeoorloofd afwezig zijn of als niet meewerken aan re-integratie). Niet alle genoemde contactgegevens hoeven verstrekt te worden.
Soort gegevens Gegevens met betrekking tot aanstelling/ontslag, bruto salaris, vergoedingen, toelagen, inhoudingen, BSN, bankrekeningnummer, NAW,
Verzameldoel Salarisverwerking en -uitbetaling, aangifte Loonbelasting
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html. Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron betrokkene en leidinggevende
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Als niet alle gegevens bekend zijn kan geen bruto/netto berekening worden uitgevoerd. En betaling niet worden uitgevoerd (bankrekeningnummer).
Soort gegevens geboortenaam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, afbeelding WID (kopie ID), VOG, cv, referenties, stage-overeenkomst, nationaliteit, geboorteplaats, Burgerservicenummer (BSN), Rijksidentificerend nummer (RIN)
Verzameldoel Controle en vastlegging identiteit (o.a. ter uitvoering van de Wet op de Loonbelasting) en staat van dienst
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html. Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Betrokkene en verwerkingsverantwoordelijke (betreft RIN)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Indien de verplichte gegevens niet geleverd worden kan betrokkene niet worden aangesteld. Indien VOG ontbreekt krijgt betrokkene een tijdelijke aanstelling die of van rechtswege eindigt (bij ontbreken VOG na 3 maanden) of wordt gewijzigd in de afgesproken aanstelling (indien VOG binnen 3 maanden wordt ingeleverd). Titulatuur en referenties zijn geen verplichte gegevens.
Soort gegevens gegevens met betrekking tot , dienstverband, plaatsing, organisatorische eenheid, formatieplaats, standplaats, reisregeling, kostenplaats,
Verzameldoel Het vastleggen van gegevens, afspraken, besluiten etc, ter ondersteuning van het voeren van het personeelsmanagement.
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html. Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Van betrokkene en leidinggevende
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Ja gegevens zijn nodig voor de aanstelling.
Soort gegevens Gegevens betreffende iemands gezondheid voor zover noodzakelijk voor ziekteverzuimbegeleidingen en re-integratie. Vastgelegd wordt dat je ziek bent en per wanneer je (gedeeltelijk) weer bent hersteld.
Verzameldoel Ziekteverzuim begeleiding en re-integratie (Poortwachter/Arbo)
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html. Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Betrokkene en Leidinggevende.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Je niet ziekmelden kan worden opgevat als ongeoorloofd afwezig zijn.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Gegevens over gezondheid
Betrokkene(n) Voormalig medewerkers van het CPB die nog betalingen ontvangen.
Persoonsgegevens
Soort gegevens Voor het kunnen betalen van voormalig medewerkers worden gegevens met betrekking tot bruto salaris, vergoedingen, toelagen, pensioensituatie, inhoudingen, loonbeslag, ontslag/ontslagafspraken, BSN, bankrekeningnummer, NAW verwerkt . Daarnaast is het p-dossier van de voormalig medewerker nog aanwezig
Verzameldoel Salarisverwerking en -uitbetaling, aangifte Loonbelasting
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html. Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Betrokkene en Leidinggevende.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Bij ontbreken gegevens kan geen bruto/netto berekening plaatsvinden
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Gegevens over gezondheid
Betrokkene(n) Medewerkers niet in dienst van het CPB met een takenpakket waarbij een rol (autorisatie) in P-Direkt noodzakelijk is (bijv. managementrol)
Persoonsgegevens
Soort gegevens NAW, organisatorische eenheid, formatieplaats, medewerkerstypering, autorisatie (rol in P-Direkt), kopie ID (BSN wordt weggehaald).
Verzameldoel Het vastleggen van gegevens, afspraken, besluiten etc, ter ondersteuning van het voeren van het personeelsmanagement.
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html. Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Betrokkene en Leidinggevende.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Als de gegevens niet worden geleverd kan de betrokkene niet worden ingevoerd in P-Direkt en kan hji/zij de taken in P-Direkt dus niet uitvoeren.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Salarisverwerking en -uitbetaling, aangifte Loonbelasting
Rechtsgrond
  • Wettelijke verplichting
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke:

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Ieder personeelslid heeft toegang tot de eigen gegevens in P-Direkt en de documenten in het personeelsdossier en dient de juistheid van de gegevens zelf te bewaken.
  • Leidinggevende van het personeelslid.
  • Personeelsmedewerkers CPB
  • HR- ondersteuners bij P-Direkt (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)
  • Medewerker Financieel adviseur en controller.
  • Arbo preventie medewerker belast met het bestellen van Arbo-middelen.
  • Medewerkers ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Personeel & Organisatie (DB/P&O/ team Beheer) belast met beheer en controle salarisadministratie (M104)
  • Medewerkers van de Arbodienst belast met een specifiek ziektedossier
  • UWV, Belastingdienst en APG

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur van het Centraal Planbureau
Bezoekadres Bezuidenhoutseweg 30
2594AV DEN HAAG
NEDERLAND
Postadres Postbus 80510
2508GM DEN HAAG
NEDERLAND