Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Compliance financiële belangen
Verwerkingsnummer 117
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bureau Bestuursraad
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bestuurlijke en Politieke Zaken

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Ambtenaren die hun financiële belangen bij de Compliance Officer hebben gemeld
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, gegevens over functie en dienstonderdeel, aard van het financiele belang, waarde, relatie met het dienstbelang, naam eventuele gelieerde derde, datum waarop het financiële belang bekend is geworden, gegevens over eventuele restricted list en ontheffing
Verzameldoel Beoordeling of de ambtenaar financiële belangen heeft, effecten bezit of effectentransacties verricht waardoor de goede vervulling van zijn functie of het goed functioneren van de openbare dienst, voor zover dit in verband staat met de functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd
Bewaartermijn Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd op een wijze waarop de gegevens raadpleegbaar zijn. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Er geldt een meldplicht
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) (Nieuwe) medewerkers van EZK en LNV die om advies hebben gevraagd over financiële belangen of met wie gesproken is op initiatief van de Compliance Officer
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, dienstonderdeel, gespreksverslag, eventuele aanvullende documentatie over risico's, de functie of de financiële belangen, afspraken, ontheffing
Verzameldoel Beoordeling of de ambtenaar financiële belangen heeft, effecten bezit of effectentransacties verricht waardoor de goede vervulling van zijn functie of het goed functioneren van de openbare dienst, voor zover dit in verband staat met de functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd
Bewaartermijn De gegevens worden bewaard zolang als de verantwoordelijke beoordeelt dat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de wettelijke taak.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Medewerkers die werkzaamheden verrichten met een verhoogd risico op financiële belangenverstrengeling en oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie, in het kader van artikel 61a ARAR en de Regeling integriteitsbeleid EZ die geldt voor EZK en LNV.
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, directie, functienaam, schaal, werkpakket, reden van het risico, omschrijving restricted list.
Verzameldoel Het bijhouden van het overzicht van medewerkers die werkzaamheden verrichten met een verhoogd risico op financiële belangenverstrengeling en oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie, in het kader van artikel 61a ARAR en de Regeling integriteitsbeleid EZ dat geldt voor EZK en LNV. Het ondersteunen van de taken van de Compliance Officer en de hoofden van dienst.
Bewaartermijn De gegevens worden bewaard zolang als de verantwoordelijke beoordeelt dat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de wettelijke taak.
Bron P-direct en hoofden van dienst geven deze informatie door aan de compliance officer.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Dit is een wettelijke verplichting.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Het bijhouden van de registratie van meldingen van financiële belangen en transacties met effecten door ambtenaren van EZK en LNV. Het gaat om financiële belangen en transacties van EZK- en LNV-ers die de belangen van de dienst kunnen raken. De meldingen en het register zijn gebaseerd op artikel 61a, lid 1 en 2, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement (ARAR)
Rechtsgrond
  • Wettelijke verplichting

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • De gegevens zijn alleen toegankelijk voor diegenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de naleving van de integriteitsregels, zoals de Compliance Officers, en voor zover noodzakelijk het Hoofd van Dienst en de Secretaris-Generaal of de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bureau Bestuursraad
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bestuurlijke en Politieke Zaken

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • Bureau Bestuursraad voert namens minister EZK en LNV de compliance over de beide ministeries uit.