Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Werving & Selectie
Verwerkingsnummer 121
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Infrastructuur en Waterstaat
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Van werk naar werk kandidaten (met status 'verplicht') afkomstig uit het Ministerie EZK/LNV
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam kandidaat, adres, woonplaats, telefoonnummer privé en/of zakelijk, email privé en/of zakelijk, curriculum vitae, kennis- en vaardigheden, talenkennis, zoekprofiel (gewenste functie, regio e.d.), persoonskenmerken, beperkingen, trajectvermelding zoals trainingen, begeleiding van workflow, vacature waarop gesolliciteerd wordt, vacatures waarop in verleden gesolliciteerd is.
Verzameldoel Nagaan of een verplichte Van Werk naar Werk kandidaat potentieel geschikt is om de vacature te vervullen (voorselectie tbv de vacaturehouder)
Bewaartermijn Geen eindtermijn bepaald, gegevens blijven bewaard
Bron gegevens over persoonskenmerken en beperkingen kunnen ook door trajectbegeleiders aangeleverd zijn
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Het betreft de verplichte VWNW-kandidaten. Zij zitten in een traject op zoek naar een andere baan. Indien de kandidaat weigert de gegevens aan te leveren, werkt hij/zij niet mee bij het vinden van een andere baan. Dit kan gevolgen hebben (en uiteindelijk leiden tot ontslag)
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Gegevens over gezondheid
Betrokkene(n) Kandidaten (intern, van andere departementen, van buiten de rijksoverheid) die solliciteren op een vacature
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer privé en/of zakelijk, email privé en/of zakelijk, curriculum vitae, vacature waarop gesolliciteerd wordt, vacatures waarop in verleden gesolliciteerd is.
Verzameldoel Ondersteuning en begeleiding van het werving en selectie-traject. Dit traject begint bij de sollicitatie en eindigt of bij afwijzing of bij overeenstemming over aanstelling.
Bewaartermijn Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd op een wijze waarop de gegevens raadpleegbaar zijn. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Uiteindelijk gekozen kandidaat
Persoonsgegevens
Soort gegevens naast eerder genoemde (als sollicitant) nu ook kopie paspoort, bankrekening, VOG
Verzameldoel Om aanstelling in het personeels- en salarissysteem te kunnen doen
Bewaartermijn Op het moment dat aanstelling in P-Direkt verwerkt is worden de gegevens die de HR-ondersteuner nodig had voor de aanstelling verwijderd.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Er kan geen aanstelling plaatsvinden (belastingdienst heeft bijv BSN-nummer nodig). Indien het VOG ontbreekt krijgt de aankomend medewerker wel een aanstelling maar vervalt deze na 3 maanden van rechtswege indien er nog steeds geen VOG is aangeleverd. Verplichte levering geldt overigens niet voor alle gegevens.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Ondersteuning en begeleiding van het werving en selectie-traject. Dit traject begint bij de sollicitatie en eindigt of bij afwijzing of bij overeenstemming over aanstelling.
Rechtsgrond
  • Toestemming betrokkene
  • Wettelijke verplichting
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke:

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Medewerkers van ministerie EZK/LNV die betrokken zijn bij het sollicitatietraject voor een bepaalde vacature (vacaturehouder, P&O-adviseur, leden selectie- en sollicitatiecommissie)
  • Keuringsarts, psycholoog, etc. die in het kader van de selectie van een kandidaat betrokken worden om een keuring of assessment te doen op verzoek van de vacaturehouder.
  • Medewerkers van het Transforce Team (Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Personeel & Organisatie) waar de VWNW-kandidaten (van werk naar werk) geregistreerd worden en waar de sollicitaties binnen komen.
  • Vacaturehouder dan wel contactpersoon van de vacaturehouder die via TISS-manager (BOSS) inzage heeft in de gegevens van alle kandidaten van de betreffende vacature.
  • Medewerker van ministerie EZK/LNV die deelneemt aan een arbeidsvoorwaardengesprek (manager, medewerker ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Personeel & Organisatie)
  • Medewerker ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Personeel & Organisatie die de aanstelling voorbereidt in P-Direkt (M173) en de relevante documenten opstuurt naar P-Direkt ter opname in p-dossier.
  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Functioneel Beheer & Regie, belast met de applicaties van ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Personeel & Organisatie
  • DICTU (helpdesk)
  • De helpdesk van Tangram (Softwareleverancier)

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Infrastructuur en Waterstaat
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • Ieder hoofd van dienst is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens van de sollicitanten bij zijn/haar dienst.