Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Toegangsbeheer gebouwen (Rijkspas)
Verwerkingsnummer 125
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers van het ministerie van EZK en LNV
Persoonsgegevens
Soort gegevens Foto op WID, voornamen, naam, partnernaam, geboortedatum, geslacht, IDM nummer (pasdossier IBIS/IDM) Rijkspasnummer. Deze gegevens komen voort uit de WID-scan.
Verzameldoel Controle en beveiliging op de toegang tot gebouwen van het ministerie (Rijkspas).
Bewaartermijn De gegevens blijven bewaard op de Rijkspas tot de Rijkspas verloopt (5 jaar) of als de medewerker de Rijkspas moet inleveren (uit dienst/contract afloop).
Bron De gegevens komen grotendeels vanuit de betrokkene. Enkel het IDM nummer (pasdossier IBIS/IDM) Rijkspasnummer komt uit IBIS. Gegevens komen uit P-direkt.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen, middelen en systemen van het ministerie.
Soort gegevens naam, tijdstip uit/uit, toegangspunt in/uit, Rijkspasnummer (TCS/AEOS)
Verzameldoel Controle en beveiliging op de toegang tot gebouwen van het ministerie (Rijkspas).
Bewaartermijn De loggegevens van de toegang van het gebouw worden 2,5 jaar bewaard.
Bron De gegevens komen grotendeels vanuit de betrokkene. Enkel het IDM nummer (pasdossier IBIS/IDM) Rijkspasnummer komt uit IBIS. gegevens komen uit P-direkt.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen, middelen en systemen van het ministerie.
Soort gegevens Naam, Rijkspasnummer, toegangsautorisaties (TCS/AEOS)
Verzameldoel Verlenen van toegang tot de gebouwen van het ministerie en eventueel voor toegang tot specifieke ruimtes (parkeergarages, beveiligde ruimtes)
Bewaartermijn De gegevens blijven bewaard op de Rijkspas tot de Rijkspas verloopt (5 jaar) of als de medewerker de Rijkspas moet inleveren (uit dienst/contract afloop).
Bron De gegevens komen grotendeels vanuit de betrokkene. Enkel het IDM nummer (pasdossier IBIS/IDM) Rijkspasnummer komt uit IBIS. Gegevens komen uit P-direkt.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen, middelen en systemen van het ministerie.
Soort gegevens GCMS nummer (Generieke Card Management System, uniek rijkspas nummer)
Verzameldoel Controle en beveiliging op de toegang tot gebouwen van het ministerie .. lees verder bij doel(en) van verwerkingen. Verlenen van toegang tot de gebouwen van andere ministeries
Bewaartermijn Het GCMS nummer zal worden bewaard tot de persoon is losgekoppeld. Dit zal gebeuren bij contract afloop/uit dienst gaan.
Bron Een GCMS nummer wordt gekoppeld aan een persoon. Gegevens komen uit P-direkt.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen, middelen en systemen van het ministerie.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Gegevens over gezondheid

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Controle en beveiliging op de toegang tot gebouwen van ministerie EZK/LNV (Rijkspas).
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: De persoonsgegevens worden verwerkt zodat er controle en beveiliging is op de toegang tot de gebouwen van het ministerie. Er wordt een Rijkspas verstrekt aan een geïdentificeerde betrokkene zodat deze betrokkene toegang heeft tot de gebouwen van het ministerie.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Postkamer neemt de passen in ontvangst. Deze worden door medewerker van de beveiliging (BZK/RVB/FMH) bij de postkamer opgehaald, de ontvangst wordt vastgelegd in het Card Management Systeem en hij kent de autorisaties toe aan de passen in TCS/AEOS.
  • Medewerkers van FB&R team Rijkspas die belast zijn met functioneel beheer van het Card Management Systeem en het Toegangscontrolesysteem (TCS/AEOS).
  • Aanvraag Rijkspas door medewerkers BMO, Personeelsadviseur (via P-Direkt) of door Servicedesk Relatiebeheer (FB&R/IDM/team Relatiebeheer)
  • Rijkspasbeheer voor het (aan)vragen van de Rijkspas. Rijkspasbeheer is een externe leverancier van BZK / DGOBR en laat de passen door het bedrijf Morpho produceren.
  • Medewerkers van FM Haaglanden belast met de uitgifte en inname van de (tijdelijke) Rijkspas en herhaalaanvragen defecte pas.
  • P-Direkt tbv interdepartementaal GCMS functioneel beheer Rijkspasbeheer.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • De verantwoordelijke ministers van de ministeries EZK en LNV hebben deze verantwoordelijkheid gemandateerd aan de gezamenlijke directie Bedrijfsvoering.