Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Behandelen digitale documenten
Verwerkingsnummer 138
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Afzenders
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, contactgegevens, inhoud van het document
Verzameldoel De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie.
Bewaartermijn Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd op een wijze waarop de gegevens raadpleegbaar zijn. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Medewerkers van het ministerie EZK/LNV
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, functie, organisatie-onderdeel, telefoonnummer, e-mailadres
Verzameldoel Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie. De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten.
Bewaartermijn Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd op een wijze waarop de gegevens raadpleegbaar zijn. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke.
Bron De persoonsgegevens zijn verzameld door de opsteller van het document en kunnen ook de persoonsgegevens van de opsteller van het document betreffen. De resterende gegevens komen vanuit P&O/Management of DoMuS bestanden.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Als opsteller en eventuele geadresseerden zitten de gegevens in DoMuS en is het document herleidbaar tot de opsteller.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Personen die in het document of bestand genoemd worden
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, contactgegevens, inhoud van het document
Verzameldoel De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie.
Bewaartermijn Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd op een wijze waarop de gegevens raadpleegbaar zijn. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke.
Bron De wijze waarop de persoonsgegevens verzameld zijn hangt af van de bevoegdheden en de beleidsvelden van de opstellers van de documenten.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie.
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Er wordt correspondentie ontvangen en verstuurd door het ministerie. Van een ministerie wordt verwacht dat de binnenkomende correspondentie behandeld zal worden en dat deze correspondentie wordt beantwoord. Door het verwerken van de persoonsgegevens weet het ministerie van wie de correspondentie is of waar correspondentie naartoe moet worden verzonden. Daarnaast kan de inhoud van de correspondentie betrekking hebben op individuen die noch de afzender of ontvanger zijn.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening voor toepassen Archiefwet- en regelgeving (M271).
  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team DoMuS belast met functioneel beheer (waaronder autoriseren) van Document Management Systeem (DoMuS/Delphi).
  • Behandelaar van het document in DoMuS en andere systemen als netwerkschijven, email en samenwerkingsruimtes en alle medewerkers die toegang hebben tot deze systemen. Voor documenten die buiten DoMuS worden behandeld is de behandelaar zelf belast met het beheer en de overdracht aan Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening voor archivering (M271)
  • Medewerkers postkamer (Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening) voor de verzending van papieren correspondentie (digital bron) M238
  • DICTU voor het (technisch) beheer van Document Management Systeem (DoMuS), netwerkschijven, Outlook, samenwerkingsruimtes
  • Afzender van de documenten

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • Iedere medewerker van het ministerie kan betrokken zijn bij het behandelen van correspondentie of aanmaken van documenten. Het Hoofd van Dienst is de verantwoordelijke voor de persoonsgegevens die daarin kunnen voorkomen. Dat geldt niet alleen voor documenten in documentmanagement systeem maar ook voor gegevens op netwerkschijven, in outlook, samenwerkingsruimtes etc.