Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Financiële administratie
Verwerkingsnummer 13
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Financieel-Economische Zaken
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur van het Centraal Planbureau
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de inspecteur-generaal der mijnen
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Financieel-Economische Zaken

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Debiteuren en crediteuren.
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, adres, woonplaats, debiteuren-/crediteurennummer, KvK-nummer, BSN, bankrekeningnummer, gegevens met betrekking tot facturen, beschikkingen en declaraties.
Verzameldoel Het innen van vorderingen (zoals leges en correcties) ten behoeve van het kerndepartement, CPB en SodM. Het genereren van betaalopdrachten op basis van facturen, beschikkinge.. lees verder bij doel(en) van verwerkingen.
Bewaartermijn De gegevens worden minimaal tien jaar bewaard en worden daarna gearchiveerd op een manier dat deze raadpleegbaar zijn. De verantwoordelijke bepaalt daarna wat met de gegevens gebeurt.
Bron registers kvk etc.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Geautoriseerde in eBS van het Ministerie van EZK/LNV.
Persoonsgegevens
Soort gegevens naam, functie, rechten in EBS
Verzameldoel Autorisatiebeheer EBS
Bewaartermijn zolang een medewerker in dienst blijft of in functie die het rechtvaardigt dat de autorisatie actueel is.
Bron P-Direkt
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: er zal geen toegang verleend worden
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven ten behoeve van het kerndepartement, het Centraal Planbureau (CPB) en Staatstoezicht op de Mijnen (SodM).
Rechtsgrond
  • Wettelijke verplichting
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: -

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Ja
Achterliggende logica van geautomatiseerde besluitvorming er is na aanvraag een geautomatiseerde Workflow met goedkeuring
Belang en gevolgen voor betrokkenen borgen van informatiebeveiliging vanuit BIR etc. de betrokkene krijgt na aanvraag, aanmaak en goedkeuring de gevraagde toegang tot eBS

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Ministerie van EZK/LNV Directie Financieel Economische Zaken (FEZ) afdeling Financiële Diensten en Administratie (FDA) binnen de directie FEZ die de betreffende gegevens in mogen zien dan wel mogen muteren of tot betaling/ ontvangst mogen overgaan (functiescheiding).
  • Ministerie van Financiën die door het Ministerie van EZK/LNV Directie Financieel Economische Zaken (FEZ) afdeling Financiële Diensten en Administratie (FDA) door FEZ/ FDA geautoriseerd zijn de betreffende gegevens in te zien.
  • Ministerie van EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering (DB) afdeling Informatiemanagement Facilitair en Huisvesting (IFH) Inkoopplein die door Ministerie van EZK/LNV Directie Financieel Economische Zaken (FEZ) afdeling Financiële Diensten en Administratie (FDA) geautoriseerd zijn om inkoop gerelateerde gegevens in te zien (M184).
  • Centraal Planbureau (CPB) geautoriseerd door Ministerie van EZK/LNV Directie Financieel Economische Zaken (FEZ) afdeling Financiële Diensten en Administratie (FDA)
  • Staatstoezicht op de Mijnen (SodM) geautoriseerd door Ministerie van EZK/LNV Directie Financieel Economische Zaken (FEZ) afdeling Financiële Diensten en Administratie (FDA)
  • Ministerie van EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering (DB) afdeling Functioneel beheer en regie (FB&R) team eBS
  • DICTU technisch beheer eBS.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Financieel-Economische Zaken
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur van het Centraal Planbureau
Bezoekadres Van Stolkweg 14
2585JR DEN HAAG
NEDERLAND
Postadres Postbus 80510
2508GM DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de inspecteur-generaal der mijnen
Bezoekadres Henri Faasdreef 312
2492JP DEN HAAG
NEDERLAND
Postadres Postbus 24037
2490AA DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Financieel-Economische Zaken

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • Debiteuren en crediteuren van CPB en SodM worden door hen aangeleverd voor verwerking in de financiële administratie door FEZ/ FDA. Uitgangspunt is dat FEZ/ FDA met respectievelijk CPB en SodM gezamenlijk verantwoordelijk is voor de persoonsgegevens van de debiteuren/ crediteuren.