Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Bezoekersregistratie en leveranciers
Verwerkingsnummer 140
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Bezoekers van het ministerie van EZK of LNV
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, voornaam, organisatie. Gegevens die betrekking hebben op de persoon of de afdeling die de bezoeker wenst te bezoeken. Datum en tijdstip van aankomst en vertrek van de bezoeker. Gegevens over het identiteitsbewijs worden wel gecheckt door de receptiemedewerker, maar niet opgeslagen.
Verzameldoel Het ontvangen, registreren en verwijzen van bezoekers in het gebouw B73. Inclusief het uitgeven en innemen van bezoekerspassen.
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 5 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt. Zijn de persoonsgegevens na deze termijn nog steeds nodig om het verwerkingsdoel te bereiken, dan zullen de persoonsgegevens bewaard worden tot na het doel is bereikt.
Bron Als bezoeker zijnde komt het voor een deel van de betrokkene en deels via de aanvrager van het bezoek.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen en terreinen van het ministerie.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Medewerkers van door FM Haaglanden geaccrediteerde leveranciers
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam, voornaam, organisatie, datum en tijdstip van aankomst en vertrek
Verzameldoel Het aanmelden van leveranciers en werklieden. Leveranciers die regelmatig in het pand moeten zijn krijgen een externe pas. Deze pas heeft soms meer autorisaties dan een normale bezoekerspas.
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 5 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt. Zijn de persoonsgegevens na deze termijn nog steeds nodig om het verwerkingsdoel te bereiken, dan zullen de persoonsgegevens bewaard worden tot na het doel is bereikt.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen en terreinen van het ministerie.
Soort gegevens Kopie VOG en kopie ID
Verzameldoel Borgen integriteit van medewerkers van externe leveranciers die werkzaamheden in B73 uitvoeren.
Bewaartermijn De werkgever houdt deze administratie bij en op verzoek moet deze een VOG of kopie ID kunnen tonen. Deze kopieën worden niet door het ministerie bewaard.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen en terreinen van het ministerie.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen
Betrokkene(n) Medewerkers van het ministerie van EZK of LNV
Persoonsgegevens
Soort gegevens Voorletters, achternaam, organisatie, telefoonnummer.
Verzameldoel Het ontvangen, registreren en verwijzen van bezoekers in het gebouw B73. Inclusief het uitgeven en innemen van bezoekerspassen.
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 5 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt. Zijn de persoonsgegevens na deze termijn nog steeds nodig om het verwerkingsdoel te bereiken, dan zullen de persoonsgegevens bewaard worden tot na het doel is bereikt.
Bron Een deel komt vanuit de betrokkenen. De resterende gegevens komen vanuit P&O/Management.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen, middelen en systemen van het ministerie. Enkel medewerkers van het ministerie kunnen facilitaire diensten reserveren via FMH.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Identificeren van de bezoeker die door een medewerker van het ministerie EZK/LNV is aangemeld.
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: De verwerking van persoonsgegevens is gericht op het beveiligen van het gebouw. Hierdoor kunnen medewerkers op een veilige en verantwoorde wijze hun werk uitvoeren. Door de registratie van externe leveranciers weet het ministerie welke externe mensen in het gebouw zijn.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Medewerkers van de receptie in het gebouw B73 (FMH)
  • Persoon of de afdeling van het ministerie die het bezoek ontvangt
  • Beveiliging en meldkamer B73 (FMH) voor leveranciers en werklieden
  • Medewerkers van het team Rijkspas (DB/IFH/FB&R) die belast zijn met het functioneel beheer van TCS/AEOS (Planon)

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • De verantwoordelijke ministers van de ministeries EZK en LNV hebben deze verantwoordelijkheid gemandateerd aan de gezamenlijke directie Bedrijfsvoering.