Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Identificeren (nieuwe) medewerker ministerie EZK/LNV (WID-scan)
Verwerkingsnummer 147
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers van het ministerie van EZK/LNV.
Persoonsgegevens
Soort gegevens voornamen, voorvoegsel, achternaam, partnernaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit, WID-type, WID-nummer, IDM nummer (WID dossier IDM)
Verzameldoel Het aanvragen van een Rijksidentificatienummer (RIN) bij het Centrale RIN-register voor unieke identificatie van een medewerker bij de Rijksoverheid.
Bewaartermijn De gegevens worden bewaard voor 4 weken na uitvoering van de WID-scan.
Bron De gegevens komen grotendeels vanuit de betrokkene. Enkel het IDM nummer (pasdossier IBIS/IDM) Rijkspasnummer komt uit IBIS. Gegevens komen uit P-direkt.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene inderdaad een (nieuwe) medewerker is van het ministerie EZK/LNV en kan het RIN nummer niet worden aangevraagd.
Soort gegevens Digitale afbeelding Wettelijk Identificatie Document (WID, alleen bij personeelsleden) (hierbij ook de datum einde geldigheid WID en het land van uitgifte)
Verzameldoel Het opnemen van een digitale afbeelding van het WID in het P-dossier bij indiensttreding (verplichting Loonbelasting), proces wordt nog ingericht.
Bewaartermijn De gegevens worden bewaard voor 4 weken na uitvoering van de WID-scan.
Bron De gegevens komen grotendeels vanuit de betrokkene. Enkel het IDM nummer (pasdossier IBIS/IDM) Rijkspasnummer komt uit IBIS. Gegevens komen uit P-direkt.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Er kan dan niet worden voldaan aan de verplichtingen van het ministerie EZK/LNV als werkgever.
Soort gegevens foto op WID, voornamen, voorvoegsel, achternaam, partnernaam, geboortedatum, geslacht, IDM nummer (pasdossier IBIS/IDM).
Verzameldoel Het aanvragen en uitgifte van een Rijkspas voor een nieuwe medewerker.
Bewaartermijn De gegevens worden bewaard voor 4 weken na uitvoering van de WID-scan.
Bron De gegevens komen grotendeels vanuit de betrokkene. Enkel het IDM nummer (pasdossier IBIS/IDM) Rijkspasnummer komt uit IBIS. Gegevens komen uit P-direkt.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen en systemen van het ministerie EZK/LNV.
Soort gegevens voornamen, voorvoegsel, achternaam, partnernaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit (OCR/MRZ), Bsn.
Verzameldoel Controleren juistheid en volledigheid van gegevens in P-Direkt met IDM. Deze gegevens worden vanuit P-Direkt aan IBIS/IDM verstrekt .
Bewaartermijn De gegevens worden bewaard voor 4 weken na uitvoering van de WID-scan.
Bron De gegevens komen grotendeels vanuit de betrokkene. Enkel het IDM nummer (pasdossier IBIS/IDM) Rijkspasnummer komt uit IBIS. gegevens komen uit P-direkt.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen en systemen van het ministerie EZK/LNV.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Het identificeren van (nieuwe) medewerkers van het ministerie EZK/LNV voor toegangsverlening gebouwen, informatiesystemen en middelen.
Rechtsgrond
  • Wettelijke verplichting
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: De persoonsgegevens worden verwerkt zodat een identiteitscontrole kan plaatsvinden om de (nieuwe) medewerker toegang te kunnen verschaffen tot de gebouwen en informatiesystemen van het ministerie. Door de identificatie vind er een extra check plaats om zorg te dragen voor de juistheid en volledigheid van de gegevens. Hierdoor kunnen aan de gerechtigde personen toegang worden verleend tot de gebouwen en systemen van het ministerie.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Het CIBG - Beheervoorziening Rijks Identificerend Nummer (BvRIN) (Ministerie VWS) voor de aanvraag van het RIN-nummer (M5)
  • Ministerie van EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering (DB) afdeling Functioneel Beheer en Regie team Identity & Access Management (FB&R IAM) ) belast met het functioneel en technisch beheer van IDM en de WID-scan (M5, M185).
  • Ministerie van EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering (DB) afdeling Functioneel Beheer en Regie team Identity & Access Management (FB&R IAM).
  • Ministerie van BZK Facilitair Management Haaglanden (FMH) belast met het uitvoeren van de WID-intake en de uitgifte van Rijkspassen (M125). Zij gebruiken hiervoor de systemen van het ministerie EZK/LNV en daarbij persoonlijke inloggegevens voor deze systemen.
  • Ministerie van EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering (DB) afdeling Bureau Management Ondersteuning (BMO) voor aanvraag van ICT middelen en telefonie bij DICTU waaronder het aanmaken van een AD account en email adres. (M151).
  • DICTU technisch beheer Identity en Access Management (IAM)
  • P-Direkt belast met indiensttreding.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • De verantwoordelijke ministers van de ministeries EZK en LNV hebben deze verantwoordelijkheid gemandateerd aan de gezamenlijke directie Bedrijfsvoering.