Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Toegangsbeheer systemen en ICT middelen
Verwerkingsnummer 151
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers van het Ministerie van EZK en LNV
Persoonsgegevens
Soort gegevens (Geslachts)Naam, voornamen, roepnaam, voorletters en voorvoegsels, geslacht, geboortedatum, ingangsdatum van het contract, DG / directie met de afdeling.
Verzameldoel Het aanvragen van toegang tot systemen (via IBIS) en ICT middelen (o.a. telecommunicatiemiddelen). Het verlenen van toegang en autorisaties tot informatiesystemen van (o.. lees verder bij doel(en) van verwerkingen. Interne controle en beveiliging.
Bewaartermijn Deze persoonsgegevens worden bewaard tot de situatie waarin een medewerker uit dienst gaat of als het arbeidscontract ten einde is gekomen. Na deze periode worden de gegevens nog voor 180 dagen bewaard.
Bron Een deel komt vanuit de betrokkenen. De resterende gegevens komen vanuit P&O/Management.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen, middelen en systemen van het ministerie.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Het verlenen van toegang en autorisaties tot informatiesystemen van (onderdelen) van het Ministerie.
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: De persoonsgegevens worden verwerkt zodat er op een correcte en juiste wijze toegang kan worden verleend tot systemen en ICT middelen. Dit is onderdeel van het beveiligen van deze systemen en ICT middelen om enkel geautoriseerde personen toe te laten op de systemen en ICT middelen. Hierdoor kunnen medewerkers op een veilige en verantwoorde wijze hun werk uitvoeren.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Bureau Managementondersteuning (BMO) die betrokken zijn met de aanvraag van toegang en autorisaties tot de informatiesystemen loopt via BMO.De medewerkers van BMO beoordelen de aanvraag en zetten deze voor uitvoering door naar DICTU. Voor aanvraag Rijkspas zie M125.
  • Secretaresse die op verzoek van de leidinggevende van de medewerker de aanvraag in IBIS invoert. BMO levert de account en andere aangevraagde gegevens/producten per mail aan de secretaresse die de aanvraag in IBIS heeft gezet. (In eerste kwartaal 2018 aparte unit opgericht die de aanvragen voor nieuwe medewerkers gaat uitvoeren)
  • Medewerkers van DICTU die belast zijn met het uitvoeren van de aanvraag toegang systemen en ICT middelen in opdracht van BMO.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • De verantwoordelijke ministers van de ministeries EZK en LNV hebben deze verantwoordelijkheid gemandateerd aan de gezamenlijke directie Bedrijfsvoering.