Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Plekchecker B73
Verwerkingsnummer 152
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers van het ministerie gehuisvest in B73
Persoonsgegevens
Soort gegevens De naam van de medewerker en plek (locatie) waar iemand is ingelogd.
Verzameldoel Vinden van een collega
Bewaartermijn De locatie van een collega is enkel inzichtelijk zolang diegene is ingelogd. De namen van de medewerkers zijn wel altijd vindbaar. Plekchecker maakt gebruik van de Telefoongids als bron. Deze gegevens zitten in het IdM systeem van het ministerie. Deze persoonsgegevens worden bewaard tot de situatie waarin een medewerker uit dienst gaat of als het arbeidscontract ten einde is gekomen. Na deze periode worden de gegevens nog voor 180 dagen bewaard.
Bron De naam van de medewerker komt vanuit de betrokkene zelf. De locatie van de pc’s staat in een aparte database op een server bij DICTU waarbij geen persoonsgegevens worden opgeslagen.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen, middelen en systemen van het ministerie. Deze gegevens zijn dus nodig om werkzaam te kunnen zijn voor het ministerie als medewerker.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Vinden van een collega
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Vanwege het flexwerken is het van belang om op te kunnen zoeken waar collega’s zich bevinden om diegene op te kunnen zoeken en er bij langs kunnen gaan. Door het flexwerken is het mogelijk dat een collega in een andere gang en/of verdieping aan het werk is. Hierdoor kan er gemakkelijker face-to-face contact plaatsvinden in plaats van per mail of telefoon.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Alle medewerkers van het ministerie die ingelogd zijn op de werkplek B73.
  • Team Werkplek/DB/IFH/FB&R

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • De verantwoordelijke ministers van de ministeries EZK en LNV hebben deze verantwoordelijkheid gemandateerd aan de gezamenlijke directie Bedrijfsvoering.