Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Toepassen Archiefwet- en regelgeving op personeelsgegevens
Verwerkingsnummer 172
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers en voormalig medewerkers van het ministerie van EZK/LNV
Persoonsgegevens
Soort gegevens alle personeelsgegevens zoals die in het personeelsdossier (in papieren vorm of digitaal) worden opgenomen.
Verzameldoel Conform artikel 7 Archiefwet 1995 vernietigen van papieren documenten
Bewaartermijn Bewaartermijn conform generiek waarderingsmodel
Bron Naast betrokkene zijn bijv. ook het ministerie (als werkgever) en arbodienst bron van de gegevens Zie ook verwerking Personeelsadministratie (M173)(P-Direkt)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: De gegevens die betrokkene moet leveren zijn noodzakelijk om een aanstelling te kunnen geven.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens over gezondheid

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Uitvoering geven aan de wettelijke bewaartermijnen op grond van de Archiefwet 1995 en fiscale wet- en regelgeving.
Rechtsgrond
  • Wettelijke verplichting

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening belast met de regie op de overdracht, bewaren en het vernietigen van papieren personeelsdossiers tot 2006 door Doc-Direkt.
  • Ministerie van BZK, Doc-Direkt als verwerker belast met het bewaren en vernietigen van papieren personeelsdossiers tot 2006
  • Ministerie van EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering, Directeur DB die de vernietigingslijst van P-Direkt en de vernietigingsvoorstellen van Doc-Direkt moet goedkeuren (toepassing BSD Mens & Werk)
  • Ministerie van EZK/LNV directie Bedrijfsvoering afdeling Personeel en Organisatie P&O die de vernietigingslijst van P-Direkt en de vernietigingsvoorstellen van Doc-Direkt moeten verifiëren (toepassing BSD Mens & Werk)
  • Ministerie van BZK, P-Direkt belast met de uitvoering het BSD Mens & Werk voor het bewaren en vernietigen van papieren en digitale documenten van het Ministerie van EZK/LNV (vanaf 2006)
  • Het Nationaal Archief (NA) ontvangt de documenten uit de papieren en digitale personeelsdossiers, voor zover deze conform het BSD Mens & Werk in aanmerking komen om permanent te worden bewaard. Dit betreft slechts een klein deel van het totale aantal dossiers. Met de overdracht van de documenten aan het NA wordt ook de verwerkingsverantwoordelijkheid overgedragen.
  • Reisswolf Nederland B.V. voor het daadwerkelijk vernietigen van papieren documenten

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • Het betreft hier een generieke verwerking die door de verschillende diensthoofden identiek wordt uitgevoerd. Ieder hoofd van dienst is verantwoordelijk voor de gegevens van de medewerkers die onder zijn/haar gezagsbereik vallen.