Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Personeelsadministratie (P-Direkt)
Verwerkingsnummer 173
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers in dienst van ministerie EZK/LNV
Persoonsgegevens
Soort gegevens aanschrijfnaam, woonadres, privé telefoonnummer, verpleegadres, noodcontact, correspondentieadres, privé emailadres (tbv verzending jaaropgaaf)
Verzameldoel Communicatie met medewerker
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Er zijn situaties waarin de medewerker bereikbaar moet zijn voor de werkgever. Als daar niet aan wordt voldaan kan dat (rechtspositionele) gevolgen hebben (het niet bereikbaar zijn kan beoordeeld worden als ongeoorloofd afwezig zijn of als niet meewerken aan re-integratie). Niet alle genoemde contactgegevens hoeven verstrekt te worden.
Soort gegevens Gegevens met betrekking tot aanstelling, aan- en afwezigheden, bruto salaris, vergoedingen, toelagen, pensioensituatie, gratificaties, declaraties, inhoudingen, loonbeslag, ontslag, ontslagafspraken, BSN, bankrekeningnummer, NAW,
Verzameldoel Salarisverwerking en -uitbetaling, aangifte Loonbelasting
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categoriën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Betrokkene en de leidinggevende. Gegevens met betrekking tot loonbeslag worden verstrekt door een derde partij (bijv gerechtsdeurwaarde)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Als niet alle gegevens bekend zijn kan geen bruto/netto berekening worden uitgevoerd. En betaling niet worden uitgevoerd (bankrekeningnummer).
Soort gegevens geboortenaam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, afbeelding WID (kopie ID), VOG, diploma's/certificaten, cv, referenties, nationaliteit, geboorteplaats, Burgerservicenummer (BSN), Rijksmedewerker identificerend nummer (RIN)
Verzameldoel Controle en vastlegging identiteit (o.a. ter uitvoering van de Wet op de Loonbelasting) en staat van dienst
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html. Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Betrokkene en verwerkingsverantwoordelijke (betreft RIN)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Indien de verplichte gegevens niet geleverd worden kan betrokkene niet worden aangesteld. Indien VOG ontbreekt krijgt betrokkene een tijdelijke aanstelling die of van rechtswege eindigt (bij ontbreken VOG na 3 maanden) of wordt gewijzigd in de afgesproken aanstelling (indien VOG binnen 3 maanden wordt ingeleverd). Titulatuur en referenties zijn geen verplichte gegevens.
Soort gegevens werkafspraken, tussentijds voortgangsgesprek over taken/samenwerking/persoonlijke ontwikkeling en eindevaluatie (incl. eventuele afspraken over beloning)
Verzameldoel Het vastleggen van afspraken, besluiten etc, ter ondersteuning van het voeren van het personeelsmanagement.
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html. Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Naast betrokkene ook leidinggevende
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens gegevens met betrekking tot NAW, dienstverband, plaatsing, bevordering, aan- en afwezigheden, organisatorische eenheid, formatieplaats, standplaats, reisregeling, rooster, kostenplaats, RIN,
Verzameldoel Het vastleggen van afspraken, besluiten etc, ter ondersteuning van het voeren van het personeelsmanagement.
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html. Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Naast betrokkene ook leidinggevende
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Betreft vooral gegevens aangeleverd door leidinggevende. Voor aan- en afwezigheidsgegevens: indien betrokkene een beroep wil doen op speciale voorzieningen zullen de benodigde gegevens (bewijsstukken) aangeleverd moeten worden.
Soort gegevens Gegevens betreffende iemands gezondheid voor zover noodzakelijk voor ziekteverzuimbegeleidingen en re-integratie. Vastgelegd wordt dat je ziek bent en per wanneer je (gedeeltelijk) weer bent hersteld.
Verzameldoel Ziekteverzuim begeleiding en re-integratie (Poortwachter/Arbo).
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Naast betrokkene ook de leidinggevende.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Je niet ziekmelden kan worden opgevat als ongeoorloofd afwezig zijn.
Soort gegevens Gegevens met betrekking tot bezwaar en beroep
Verzameldoel Het vastleggen van afspraken, besluiten etc, ter ondersteuning van het voeren van het personeelsmanagement.
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html. Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Naast betrokkene ook leidinggevende
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens bijzondere situaties: nevenfuncties, financiële belangen, disciplinaire maatregelen, opsporingsbevoegdheden, dienstongeval,
Verzameldoel Het vastleggen van afspraken, besluiten etc, ter ondersteuning van het voeren van het personeelsmanagement.
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html. Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Naast betrokkene is ook manager bron van gegevens.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Het niet melden van bijv. nevenfuncties of financiële belangen kan rechtspositionele gevolgen hebben indien naderhand mogelijk sprake is van belangenverstrengeling.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten
Betrokkene(n) Medewerkers niet in dienst van ministerie EZK/LNV, met een takenpakket waarbij een rol (autorisatie) in P-Direkt noodzakelijk is (bijv. managementrol)
Persoonsgegevens
Soort gegevens NAW, organisatorische eenheid, formatieplaats, medewerkerstypering, autorisatie (rol in P-Direkt), kopie WID (BSN mag doorgehaald)
Verzameldoel Het vastleggen van gegevens, afspraken, besluiten etc, ter ondersteuning van het voeren van het personeelsmanagement.
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html. Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Bron zowel betrokkene als leidinggevende
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Als de gegevens niet worden geleverd kan de betrokkene niet worden ingevoerd in P-Direkt en kan hji/zij de taken in P-Direkt dus niet uitvoeren.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
Betrokkene(n) Medewerkers van ministerie EZK/LNV met een niet-ambtelijke aanstelling (met name stagiaires)
Persoonsgegevens
Soort gegevens aanschrijfnaam, woonadres, privé telefoonnummer, verpleegadres, noodcontact, correspondentieadres, privé emailadres (tbv verzending jaaropgaaf)
Verzameldoel Communicatie met medewerker
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html. Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Bron zowel betrokkene als leidinggevende
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Ja: Er zijn situaties waarin de medewerker bereikbaar moet zijn voor de werkgever. Als daar niet aan wordt voldaan kan dat (rechtspositionele) gevolgen hebben (het niet bereikbaar zijn kan beoordeeld worden als ongeoorloofd afwezig zijn of als niet meewerken aan re-integratie). Niet alle genoemde contactgegevens hoeven verstrekt te worden.
Soort gegevens Gegevens met betrekking tot aanstelling/ontslag, bruto salaris, vergoedingen, toelagen, inhoudingen, BSN, bankrekeningnummer, NAW,
Verzameldoel Salarisverwerking en -uitbetaling, aangifte Loonbelasting
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html. Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Bron zowel betrokkene als leidinggevende
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Ja: Als niet alle gegevens bekend zijn kan geen bruto/netto berekening worden uitgevoerd. En betaling niet worden uitgevoerd (bankrekeningnummer).
Soort gegevens geboortenaam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, afbeelding WID (kopie ID), VOG, cv, referenties, stage-overeenkomst, nationaliteit, geboorteplaats, Burgerservicenummer (BSN), Rijksidentificerend nummer (RIN)
Verzameldoel Controle en vastlegging identiteit (o.a. ter uitvoering van de Wet op de Loonbelasting) en staat van dienst
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html. Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Betrokkene en verwerkingsverantwoordelijke (betreft RIN)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Ja: Indien de verplichte gegevens niet geleverd worden kan betrokkene niet worden aangesteld. Indien VOG ontbreekt krijgt betrokkene een tijdelijke aanstelling die of van rechtswege eindigt (bij ontbreken VOG na 3 maanden) of wordt gewijzigd in de afgesproken aanstelling (indien VOG binnen 3 maanden wordt ingeleverd). Titulatuur en referenties zijn geen verplichte gegevens.
Soort gegevens gegevens met betrekking tot NAW, dienstverband, plaatsing, organisatorische eenheid, formatieplaats, standplaats, reisregeling, rooster, kostenplaats, RIN,
Verzameldoel Het vastleggen van gegevens, afspraken, besluiten etc, ter ondersteuning van het voeren van het personeelsmanagement.
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html. Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Van betrokkene en leidinggevende
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: NAW al bij aanstelling geleverd. Hier vooral gegevens vanuit leidinggevende.
Soort gegevens Gegevens betreffende iemands gezondheid voor zover noodzakelijk voor ziekteverzuimbegeleidingen en re-integratie. Vastgelegd wordt dat je ziek bent en per wanneer je (gedeeltelijk) weer bent hersteld.
Verzameldoel Ziekteverzuim begeleiding en re-integratie (Poortwachter/Arbo)
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categorieën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-Direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html. Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz.) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Naast betrokkene ook leidinggevende
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Ja: Je niet ziekmelden kan worden opgevat als ongeoorloofd afwezig zijn.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Gegevens over gezondheid
Betrokkene(n) Voormalig medewerkers van ministerie LNV/EZK die van het ministerie nog betalingen ontvangen.
Persoonsgegevens
Soort gegevens Voor het kunnen betalen van voormalig medewerkers worden gegevens met betrekking tot bruto salaris, vergoedingen, toelagen, pensioensituatie, inhoudingen, loonbeslag, ontslag/ontslagafspraken, BSN, bankrekeningnummer, NAW verwerkt . Daarnaast is het p-dossier van de voormalig medewerker nog aanwezig (voor meer informatie over de inhoud: zie categorie 'Medewerkers in dienst bij LNV en EZK).
Verzameldoel Salarisverwerking en -uitbetaling, aangifte Loonbelasting
Bewaartermijn Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categoriën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt- 2016-61351.html Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar.
Bron Bron zowel betrokkene als voormalig leidinggevende
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Bij ontbreken gegevens kan geen bruto/netto berekening plaatsvinden
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Gegevens over gezondheid

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Salarisverwerking en -uitbetaling, aangifte Loonbelasting
Rechtsgrond
  • Wettelijke verplichting
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke:

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Leidinggevende van het personeelslid en verantwoordelijk management binnen ministerie EZK/LNV
  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Personeel & Organisatie / Personeelsadviseur (P&O) van de manager
  • HR- ondersteuners bij P-Direkt (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)
  • Ieder personeelslid van het ministerie EZK/LNV heeft toegang tot de eigen gegevens in P-Direkt en de documenten in het personeelsdossier
  • Medewerkers ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Personeel & Organisatie (DB/P&O/ team Beheer) belast met beheer en controle salarisadministratie (M104)
  • Arbo preventiemedewerker (ministerie EZK/LNV directie Bedrijfsvoering/onderdeel Personeel & Organisatie) belast met het bestellen van Arbo-middelen (M155)
  • HR-ondersteuner van directie Bedrijfsvoering (DB/P&O/Beheer)
  • Medewerkers directie Bedrijfsvoering (DB/IFH) die werken met het IAM-systeem (identity en access management systeem).
  • Medewerkers directie Financieel Economische Zaken (FEZ/FDA) en directie Bedrijfsvoering (DB/P&C) (M187, M188, M193)
  • Medewerkers van de Arbodienst belast met een specifiek ziektedossier (M193)
  • Medewerkers Auditdienst Rijk (ADR - accountantsdienst) belast met rechtmatigheids- en doelmatigheidscontroles.
  • UWV, Belastingdienst en APG

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • Ieder Hoofd van Dienst is de verantwoordelijke voor de personeelsgegevens van medewerkers die onder zijn/haar gezagsbereik vallen.