Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Controle telefonie en dataverbruik
Verwerkingsnummer 174
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers van het kerndepartement met een Vodafone abonnement
Persoonsgegevens
Soort gegevens Factuur met telefoonnummers en gegevens m.b.t. verbruik data en telefonie met hierbij uitgebreide lijsten over het verbruik.
Verzameldoel Controle op de uitgegeven Vodafone abonnementen (prestatieverklaring) . Controle op het aantal uitgegeven telefoonnummers.
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 7 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt. Zijn de persoonsgegevens na deze termijn nog steeds nodig om het verwerkingsdoel te bereiken, dan zullen de persoonsgegevens bewaard worden tot na het doel is bereikt.
Bron De facturen en de extreem verbruik gegevens komen van meldingen die het ministerie ontvangt van Vodafone (per mail) én uit de uitgebreide overzichten van Vodafone.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens Telefoonnummer, naam, en informatie over het extreem gebruik van data wordt in een xls bestand bewaard in Domus.
Verzameldoel Monitoren van extreem verbruik data en telefonie.
Bewaartermijn De bewaartermijn is in principe 5 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt. Zijn de persoonsgegevens na deze termijn nog steeds nodig om het verwerkingsdoel te bereiken, dan zullen de persoonsgegevens bewaard worden tot na het doel is bereikt.
Bron De telefoonnummers, facturen en uitgebreide overzichten met informatie komen van Vodafone. De namen van de medewerkers die een beschikking hebben tot een telefoon komen van de betrokkenen zelf via IdM.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder het leveren van de naam kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen, middelen en systemen van het ministerie. Deze gegevens zijn dus nodig om werkzaam te kunnen zijn voor het ministerie als medewerker.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Monitoren van extreem verbruik data en telefonie
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Bij extreem verbruik door medewerkers is het van belang voor het ministerie om dit verbruik op te sporen en om te onderzoeken waar dit overmatig gebruik aan te danken is. Hierdoor kan het ministerie controle houden en de kosten beperken voor het overmatig gebruik van data en telefonie.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening en Functioneel Beheer & Regie belast met bewaken extreem gebruik data en telefonie
  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Planning & Control belast met betalen van facturen (Interne Controle Materieel)
  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Bureau Managementondersteuning belast met de uitgifte en bewaken van telefoonnummers en abonnementen
  • DICTU GSM Beheer

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • De verantwoordelijke ministers van de ministeries EZK en LNV hebben deze verantwoordelijkheid gemandateerd aan de gezamenlijke directie Bedrijfsvoering.