Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Rijksportaal: web functionaliteiten
Verwerkingsnummer 176
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers van het ministerie van EZK en LNV
Persoonsgegevens
Soort gegevens Naam van het betreffende uitje, afdeling en de foto's.
Verzameldoel Het opslaan en digitaal beschikbaar stellen van foto's van medewerkers van het ministerie. Fotoalbum voor foto's van feesten, partijen, workshops en uitjes.
Bewaartermijn 5 jaar na uploaden.
Bron Verschillende opslag media en onderdelen van het ministerie (teams/ afdelingen/directies)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Nee
Soort gegevens Naam, afdeling (evt. project), telefoonnummer en email.
Verzameldoel Het inzicht hebben in contactpersonen die inhoudelijk verantwoordelijk zijn of de verantwoordelijke redacteuren. De gegevens worden opgeslagen in het contentmanagementsysteem CIS.
Bewaartermijn Redacteuren: beëindigen taak of een kalenderjaar geen gebruik gemaakt is van het CMS. Inhoudelijk verantwoordelijk: beëindigen taak
Bron Redacteuren: Logbestand van het CMS
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen, middelen en systemen van het ministerie. Zonder het verstrekken van de gegevens kan er geen rechten gegeven worden aan de betreffende redacteuren of inhoudelijke verantwoordelijken.
Soort gegevens Voorletters, voornaam, achternaam. e-mailadres en het mobiele telefoonnummer.
Verzameldoel Het mogelijk maken om samen te werken. De interne samenwerkruimte voor medewerkers van de Rijksoverheid. De externe samenwerkruimte biedt de mogelijkheid voor medewerkers van de Rijksoverheid om samen te werken met externen.
Bewaartermijn Datum opschoning door eigenaar samenwerkruimte en/of de leden hun eigen lidmaatschap beëindigen.
Bron IBIS en SWF(SharePoint)
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen, middelen en systemen van het ministerie. Enkel medewerkers van het ministerie heeft toegang tot het Rijksportaal en de samenwerkruimtes.
Soort gegevens Naam, voorletters, titel, functie, organisatie email, telefoonnummers, bezoekadres, werktijden, werklocatie, postadres.
Verzameldoel Het vinden van gegevens over medewerkers. Het delen van kennis via het profiel van de betreffende medewerker.
Bewaartermijn Deze gegevens worden bewaard tot de situatie waarin een medewerker uit dienst gaat of als het arbeidscontract ten einde is gekomen. Na deze periode worden de gegevens nog voor 180 dagen bewaard.
Bron De gegevens komen vanuit IBIS. Een deel van de gegevens in IBIS komt vanuit de betrokkenen. De resterende gegevens komen vanuit P&O/Management.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen, middelen en systemen van het ministerie. Enkel medewerkers van het ministerie heeft toegang tot het Rijksportaal.
Soort gegevens Emailadres, afdeling, telefoonnummer, dienstonderdeel
Verzameldoel Mogelijkheid om digitaal formulieren en enquêtes uit te zetten. Formulierentool wordt gebruikt voor het houden van enquêtes, onderzoeken en het kunnen aanmelden van afdelingsuitjes en evenementen.
Bewaartermijn Deze gegevens worden bewaard tot de situatie waarin een medewerker uit dienst gaat of als het arbeidscontract ten einde is gekomen. Na deze periode worden de gegevens nog voor 180 dagen bewaard.
Bron De gegevens komen vanuit IBIS. Een deel van de gegevens in IBIS komt vanuit de betrokkenen. De resterende gegevens komen vanuit P&O/Management.
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen, middelen en systemen van het ministerie. Enkel medewerkers van het ministerie heeft toegang tot het Rijksportaal.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Mogelijkheid om digitaal formulieren en enquêtes uit te zetten. Formulierentool wordt gebruikt voor het houden van enquêtes, onderzoeken, aanvraagformulier voor producten en diensten en het kunnen aanmelden van afdelingsuitjes en evenementen.
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Door het verwerken van de gegevens kan er op een veilige manier gegevens worden vergaard die nodig zijn voor gebruik van de online formulieren en enquêtes.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Alle medewerkers van de Rijksoverheid hebben via Rijksportaal toegang tot alle gegevens.
  • SSC-ICT, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken, belast met het toekennen van autorisaties in Rijksportaal.

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • De verantwoordelijke ministers van de ministeries EZK en LNV hebben deze verantwoordelijkheid gemandateerd aan de gezamenlijke directie Bedrijfsvoering.