Beschrijving van gegevensverwerking i.v.m. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Basisgegevens

Naam verwerking Buitenlandse dienstreizen
Verwerkingsnummer 178
Verantwoordelijke(n)
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
  • De Minister van Economische Zaken en Klimaat
  • De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?

Betrokkene(n) Medewerkers van ministerie EZK/LNV die in het kader van hun functie-uitoefening buitenlandse dienstreizen maken
Persoonsgegevens
Soort gegevens aanhef, geboortenaam, voornamen, roepnaam, , personeelsnummer, soort reiziger, telefoonnummer zakelijk mobiel (facultatief), standplaats, zakelijk emailadres, geboortedatum, ministerie, directie, afdeling (facultatief), functioneel leidinggevende, paspoortnummer, naam traveldeputy, gegevens betreffende de reservering.
Verzameldoel Faciliteren van de processen rondom de ondersteuning van de internationale functie (buitenlandse dienstreizen): reisaanvraag, boeking, voorschot en declaratie.
Bewaartermijn reisgegevens 5 jaar (checken), persoonsgegevens zolang medewerkers buitenlandse reizen moeten maken.
Bron Ja
Was (waren) betrokkene(n) verplicht deze gegevens aan te leveren? Ja: Dan kan er niet gereisd worden.
Bijzondere persoonsgegevens
  • Geen

Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?

Doel(en) van verwerking

Doel verwerking Faciliteren van de processen rondom buitenlandse dienstreizen: reisaanvraag, boeking, voorschot en declaratie.
Rechtsgrond
  • Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: voeren van regie, beheer en controle: wie mag reizen, wordt reisbesluit gehanteerd, wordt gebruik gemaakt van tussenpersonen conform mantelovereenkomsten.

Is er sprake van automatische besluitvorming?

  • Nee

Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")

  • Medewerkers DB/P&O die gemachtigd zijn de accountaanvragen voor de webapplicatie Travel and Expense Management (TEM) te behandelen.
  • Medewerkers Wereld Wijd Werken (3W) bij het ministerie voor Buitenlandse Zaken die de accountgegevens verwerken
  • De medewerkers van het reisbureau (VCK) die de gewenste reis/het gewenste verblijf boeken (subverwerker).

Doorgifte buiten EU

Worden de persoonsgegevens doorgegeven aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie? Nee
Worden de gegevens uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU , of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen? Nee

Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?

Adres verantwoordelijke(n)

Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Postadres Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering
Naam De Minister van Economische Zaken en Klimaat
Naam De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verantwoordelijken

  • Ieder hoofd van dienst is verantwoordelijk voor de gegevens van de medewerkers die onder zijn/haar gezagsbereik vallen.